Może się tak zdarzyć, że przez lata przechowywane w bałaganie dokumenty gdzieś się zapodzieją. W takim przypadku musimy je odtworzyć, bo wiele z nich trzeba trzymać przez kilka lub nawet więcej lat. Na szczęście jest taka możliwość. Wymaga od nas oczywiście nieco załatwiania, ale jest konieczna.
Podpowiadamy, co zrobić, gdy zaginą któreś z nich:
PIT-y
Kopie rozliczeń podatkowych i dokumentów potwierdzających prawo do ulgi trzeba przechowywać przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym składałaś PIT.
Na początku roku każdy pracodawca lub zleceniodawca wydaje druk PIT-11. Jeśli go zgubisz, poproś pracodawcę, aby wystawił go ponownie. Zawsze, składając zeznanie roczne, warto zrobić z niego kopię i na niej poprosić o pokwitowanie złożenia dokumentu. Jeśli tego nie zrobiłaś albo kopia zaginęła, a jest ci potrzebna (np. przy sprawie rozwodowej), najpierw sprawdź, czy na pewno jej nie masz. Jeżeli korzystałaś przy rozliczaniu z programu komputerowego, być może została zapisana na dysku. Jeżeli jej tam nie ma, trzeba będzie pójść do urzędu skarbowego i poprosić o wydanie kopii zeznania. Opłata 5 zł od każdej strony.
Faktury VAT
Jeśli ją zgubiłaś, możesz pójść do sklepu, w którym dokonałaś zakupu. Przedsiębiorca wystawiający fakturę ma obowiązek wydania jej duplikatu na podstawie przechowywanej przez niego kopii faktury. Duplikat jest w dwóch egzemplarzach, firma zachowuje kopię, ty dostajesz oryginał. Licz się z tym, że za duplikat trzeba będzie zapłacić (niektóre firmy pobierają niewielką opłatę).
Świadectwa pracy
W sprawie jego odtworzenia należy wystąpić do poprzedniego pracodawcy (obecnie firmy mają obowiązek przechowywania danych pracownika przez 50 lat) o wydanie duplikatu. Znajdzie się na nim informacja, kiedy został sporządzony oryginał i że dany dokument jest jego kopią. Za wydanie duplikatu nic nie zapłacisz.
Gdy zakład został przekształcony, dokumenty byłych pracowników powinny nadal znajdować się w posiadaniu firmy, więc z uzyskaniem odpisu świadectwa pracy nie powinno być problemu. Jeśli zakład zmienił nazwę, idź do sądu rejestrowego – pomoże ci on ustalić nowy adres firmy.
Jeżeli zakład nie istnieje, dokumentów możesz szukać przez ZUS – www.zus.pl. Ma on bazę zlikwidowanych przedsiębiorstw – przy każdym jest informacja, gdzie znajdują się dokumenty z danego zakładu.
Zobacz też:
Na podstawie artykułu Alicji Hass w magazynie Przyjaciółka