POLECAMY

E-faktura - co warto o niej wiedzieć?

E-faktura to dokument elektroniczny, który ma taką samą moc prawną jak faktura papierowa.
Marta Kosakowska / 2 tygodnie temu
E-faktura - co warto o niej wiedzieć? fot. Adobe Stock

Faktura elektroniczna lub inaczej e-faktura to dokument, który świadczy o dokonaniu transakcji. W 2005 roku Ministerstwo Finansów zrównało fakturę elektroniczną z papierową. Oznacza to, że faktura online jest dokładnie takim samym dokumentem jak tradycyjna faktura. Za pomocą e-faktury można rozliczać się tak samo jak przy użyciu faktury papierowej.

E-faktura - korzyści

Wprowadzenie faktury elektronicznych znacznie ułatwiło życie przedsiębiorcom. Wystawienie dokumentu trwa zaledwie kilka minut. Dużą zaletą e-faktur jest również oszczędność. Wysyłka odbywa się drogą elektroniczną, co pozwala wyeliminować koszty związane z tradycyjną wysyłką pocztą lub kurierem. Ponadto, przechowywanie e-faktur jest znacznie wygodniejsze niż gromadzenie dokumentów w formie papierowej.

Warto pamiętać, że przedsiębiorca musi uzyskać zgodę kontrahenta na wystawienie e-faktury. Zgoda może być wyrażona w formie pisemnej lub elektronicznej. Odbiorca w każdej chwili może zrezygnować z otrzymywania faktur drogą elektroniczną.

Początkowo faktury elektroniczne nie były popularne. Obecnie ich powszechność rośnie, a firmy coraz częściej z nich korzystają. Poznaj zasady wystawiania i przechowywania faktur elektronicznych. Podpowiadamy również, co należy przedstawić w przypadku kontroli.

E-faktura - wystawianie

Każdy przedsiębiorca ma obowiązek wystawiania faktur. Może to zrobić na dwa sposoby: tradycyjnie lub elektronicznie. Do wystawiania faktur elektronicznych służą specjalne programy. Pozwalają one szybko i sprawnie przygotować e-fakturę. Elektroniczna forma dokumentu musi zwierać dokładnie to samo, co papierowa.

Co musi się znaleźć na e-fakturze?

  • data wystawienia,
  • numer faktury,
  • dane kupującego i sprzedającego (klienta i przedsiębiorcy),
  • data dokonania transakcji lub wykonania usługi,
  • nazwa towaru lub usługi,
  • sumę brutto i netto - zapisaną cyframi i słownie,
  • stawkę podatkową.

E-faktura może być wystawiona w dowolnym formacie elektronicznym (doc, pdf). Musi spełniać trzy podstawowe warunki: autentyczności, integralności i czytelności. Może zostać wysłana przez e-mail lub faksem.

E-faktura - przechowywanie

Podobnie jak w przypadku faktur papierowych, wystawca i odbiorca faktur elektronicznych są zobowiązani do przechowywania dokumentu. E-faktura powinna być przechowywana w formacie, w którym została przesłana. Przechowywanie musi zagwarantować zachowanie autentyczności, integralności i czytelności faktury online. Faktury online można przechowywać np. na dyskach CD lub dyskach twardych. Należy pamiętać o tworzeniu kopii zapasowych.

Faktury elektroniczne trzeba przechowywać tak długo jak faktury papierowe, czyli do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Termin upływa po 5 latach.

E-faktura - kontrola

Faktury elektroniczne należy przechowywać na wypadek kontroli Urzędu Skarbowego. Powinny być one podzielone na okresy rozliczeniowe oraz uporządkowane w taki sposób, by umożliwić łatwe odszukanie. Przedsiębiorca jest zobowiązany, by bezzwłocznie udostępnić dostęp do e-faktury urzędnikom. Obowiązkowo trzeba również umożliwić pobór i odczyt faktur elektronicznych w pełnym zakresie. W przypadku kontroli potrzebne będą również oświadczenia odbiorców o akceptacji wysyłki e-faktur.

Przeczytaj:
E-faktura za usługi
Co załatwisz przez Internet?

SKOMENTUJ
KOMENTARZE (0)