Faktura elektroniczna lub inaczej e-faktura to dokument, który świadczy o dokonaniu transakcji. W 2005 roku Ministerstwo Finansów zrównało fakturę elektroniczną z papierową. Oznacza to, że faktura online jest dokładnie takim samym dokumentem jak tradycyjna faktura. Za pomocą e-faktury można rozliczać się tak samo jak przy użyciu faktury papierowej.
E-faktura - korzyści
Wprowadzenie faktury elektronicznych znacznie ułatwiło życie przedsiębiorcom. Wystawienie dokumentu trwa zaledwie kilka minut. Dużą zaletą e-faktur jest również oszczędność. Wysyłka odbywa się drogą elektroniczną, co pozwala wyeliminować koszty związane z tradycyjną wysyłką pocztą lub kurierem. Ponadto, przechowywanie e-faktur jest znacznie wygodniejsze niż gromadzenie dokumentów w formie papierowej.
Warto pamiętać, że przedsiębiorca musi uzyskać zgodę kontrahenta na wystawienie e-faktury. Zgoda może być wyrażona w formie pisemnej lub elektronicznej. Odbiorca w każdej chwili może zrezygnować z otrzymywania faktur drogą elektroniczną.
Początkowo faktury elektroniczne nie były popularne. Obecnie ich powszechność rośnie, a firmy coraz częściej z nich korzystają. Poznaj zasady wystawiania i przechowywania faktur elektronicznych. Podpowiadamy również, co należy przedstawić w przypadku kontroli.
E-faktura - wystawianie
Każdy przedsiębiorca ma obowiązek wystawiania faktur. Może to zrobić na dwa sposoby: tradycyjnie lub elektronicznie. Do wystawiania faktur elektronicznych służą specjalne programy. Pozwalają one szybko i sprawnie przygotować e-fakturę. Elektroniczna forma dokumentu musi zwierać dokładnie to samo, co papierowa.
Co musi się znaleźć na e-fakturze?
- data wystawienia,
- numer faktury,
- dane kupującego i sprzedającego (klienta i przedsiębiorcy),
- data dokonania transakcji lub wykonania usługi,
- nazwa towaru lub usługi,
- sumę brutto i netto - zapisaną cyframi i słownie,
- stawkę podatkową.
E-faktura może być wystawiona w dowolnym formacie elektronicznym (doc, pdf). Musi spełniać trzy podstawowe warunki: autentyczności, integralności i czytelności. Może zostać wysłana przez e-mail lub faksem.
E-faktura - przechowywanie
Podobnie jak w przypadku faktur papierowych, wystawca i odbiorca faktur elektronicznych są zobowiązani do przechowywania dokumentu. E-faktura powinna być przechowywana w formacie, w którym została przesłana. Przechowywanie musi zagwarantować zachowanie autentyczności, integralności i czytelności faktury online. Faktury online można przechowywać np. na dyskach CD lub dyskach twardych. Należy pamiętać o tworzeniu kopii zapasowych.
Faktury elektroniczne trzeba przechowywać tak długo jak faktury papierowe, czyli do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Termin upływa po 5 latach.
E-faktura - kontrola
Faktury elektroniczne należy przechowywać na wypadek kontroli Urzędu Skarbowego. Powinny być one podzielone na okresy rozliczeniowe oraz uporządkowane w taki sposób, by umożliwić łatwe odszukanie. Przedsiębiorca jest zobowiązany, by bezzwłocznie udostępnić dostęp do e-faktury urzędnikom. Obowiązkowo trzeba również umożliwić pobór i odczyt faktur elektronicznych w pełnym zakresie. W przypadku kontroli potrzebne będą również oświadczenia odbiorców o akceptacji wysyłki e-faktur.
Przeczytaj:
E-faktura za usługi
Co załatwisz przez Internet?
