fot. Fotolia
Najczęściej ślub i wesele planowane są z co najmniej kilkumiesięcznym wyprzedzeniem, co wynika z potrzeby właściwej organizacji oraz odległych terminów wynajmu sal weselnych. Zabezpieczeniem dotrzymania terminu organizacji przyjęcia jest wcześniejsza rezerwacja obiektu i wpłata zaliczki.
Przy czym należy odróżnić pojęcie rezerwacji od umowy na organizację wesela. Rezerwacja to tylko określenie terminu przyjęcia i wpłata jakiejś kwoty za potwierdzeniem na karteczce. Nie uwzględnia jednak szczegółów dotyczących organizacji wesela - do tego potrzebna jest umowa. Najlepiej podpisywać ją w momencie rezerwacji sali.
Każda profesjonalnie działająca firma organizująca wesela posiada swoje wzory umów. Naszym zadaniem jest tylko dostosować je do swoich potrzeb w drodze negocjacji. Nie bójmy się ich!
Co musi znaleźć się w umowie z domem weselnym?
Do najważniejszych kwestii, które muszą znaleźć się w umowie należą:
- Strony umowy
Umowę podpisują narzeczeni – najlepiej oboje oraz właściciel lokalu lub osoba upoważniona, aby nie było wątpliwości, że podpisaliśmy umowę z właściwą osobą.
- Określenie rodzaju zamawianej imprezy, jej czasu i miejsca
Przyjęcie weselne to oczywiście impreza okolicznościowa, ale lepiej nadmienić, że to wesele, a nie komunia. Inne obowiązki występują po stronie organizatora w przypadku wesela. Określamy godzinę przybycia pary młodej i gości oraz godzinę zakończenia zabawy z uwzględnieniem informacji do jakiej godziny zapewniona będzie obsługa kelnerska.
Polecamy: Na czym polegają nauki przedmałżeńskie?
- Wynagrodzenie
W umowie musi być określona cena za usługę. Jest to tym łatwiejsze, że zwykle podawane jest za osobę, a nie ryczałtowo za całą imprezę, więc łatwo jest policzyć jaki będzie łączny koszt przyjęcia. Zwykle strony umowy określają minimalną liczbę gości. Ze zwiększeniem liczy gości i dopłatą często nie ma problemu, o ile pozwalają na to warunki lokalowe.
- Obowiązki stron
Do najważniejszych obowiązków organizatora należą: zapewnienie wybranego przez nas menu wraz z ustalonymi godzinami jego podania, sprawną obsługę kelnerską, przygotowanie sali – obrusy, pokrowce na krzesła, bezpłatną toaletę i parking, zapewnienie bezpieczeństwa gości oraz pozostawionych w szatni rzeczy, zapewnienie czystości na sali i w toaletach, w zależności od ustaleń zapewnienie zespołu, lub co występuje częściej możliwość podłączenia instrumentów i urządzeń nagłaśniających, pokoju dla nowożeńców, a to wszystko przy zachowaniu ustalonej wcześniej ceny wyliczanej na jedną osobę.
Precyzyjne określenie liczby gości – zwykle zostaje ustalone w załączniku, tak samo jak dokładne menu, na krótko przed przyjęciem.
- Określenie, jakie usługi zawarte są w cenie, a za jakie należy dodatkowo zapłacić
Przykładowo dekoracja sali może być po stronie organizatora lub pary młodej w zależności od zawartych ustaleń.
- Określenie odpowiedzialności za szkody wyrządzone przez uczestników wesela
Obowiązkiem nowożeńców jest wpłata przy podpisaniu umowy zaliczki lub zadatku, a docelowo, z reguły krótko przed terminem ślubu, całej kwoty za organizację przyjęcia weselnego.
Umowa ma na celu zabezpieczenie wykonania usługi, jednak nie wyłącza całkowicie ryzyka, bądź w kontakcie z organizatorem, słuchaj opinii innych osób na temat organizacji podobnych imprez w wybranym przez ciebie lokalu. Nie płać całej kwoty pół roku przed planowaną imprezą i zawsze żądaj potwierdzenia dokonanej wpłaty. Dobra firma dba o swój wizerunek i z całą pewnością dopilnuje, aby dzień twojego ślubu był najpiękniejszym wspomnieniem.
Polecamy: Co łaska – czyli opłaty kościelne za ślub
