Faktura poświadcza dokonania transakcji kupna-sprzedaży towaru lub usługi. Jeśli kupującym jest osoba fizyczna, która nie prowadzi firmy, wystawienie faktury nie jest obowiązkowe. W takim przypadku faktura może zostać przygotowana na prośbę kupującego. Inaczej jest w przypadku transakcji między firmami. Wówczas wystawienie faktury jest obowiązkowe. Wystawienie i przekazanie kupującemu faktury, nakłada na sprzedającego obowiązek odprowadzenia podatku.
Faktura - jak ją wystawić?
Fakturę VAT wystawiają płatnicy podatku VAT. Faktury bez VAT mogą być wystawiane jedynie przez firmy, które są zwolnione z VAT. Kryterium jest tu limit obrotów, który wynosi 200 000 zł na rok.
Fakturę można wystawić najwcześniej na 30 dni przed datą sprzedaży. Ostateczny termin przygotowania dokumentu to 15 dzień następnego miesiąca po sprzedaży. Każdą fakturę wystawia się w dwóch egzemplarzach. Jeden trafia do kupującego, a drugi zostaje u sprzedającego towaru lub usługę. Warto pamiętać, że obecnie faktury nie muszą być już tytułowane „Faktura VAT”. Nie trzeba również opisywać egzemplarzy faktury jako „oryginał” i „kopia”.
Faktura VAT może być wystawiona w dowolny sposób. Można to zrobić zarówno ręcznie, korzystając z ogólnie dostępnych wzorów, jak i skorzystać z odpowiednich programów. Faktura może mieć formę papierową lub elektroniczną. Od 2005 roku obie formy faktury mają taką samą moc prawną. Warto jednak pamiętać, że kontrahent musi wyrazić zgodę na otrzymanie faktury w formie elektronicznej.
Szczególną formą faktury jest faktura proforma, którą jest zapowiedzią faktury VAT, która zostanie wystawiona w przyszłości. W przypadku zgubienia faktury może zostać wystawiony duplikat faktury.
Przeczytaj: E-faktura - co warto o niej wiedzieć?
Faktura - co powinna zawierać?
Faktura jest ważnym dokumentem księgowym. Przepisy szczegółowo regulują, co powinno się znaleźć na fakturze.
Elementy, które powinna zwierać faktura to:
- numer faktury;
- data wystawienia;
- datę sprzedaży, czyli datę dostarczenia towaru lub usługi, w przypadku kiedy jest ona inna niż data wystawienia faktury;
- nazwy, adresy i numery NIP sprzedającego i nabywcy;
- nazwę towaru lub usługi;
- ilość sprzedanych towarów lub usług;
- cenę jednostkową netto;
- stawkę podatku VAT;
- łączną wartość netto;
- kwoty ewentualnych rabatów;
- sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;
- kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
- łączną kwotę należności za zakup lub usługę.
Zobacz: Kalkulator podatku VAT
Faktura - ile czasu ją przechowywać?
Faktury należy przechowywać przez 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności faktury. Ta zasada dotyczy zarówno faktury papierowych, jak i elektronicznych. Należy pamiętać, że faktury powinny być przechowywane w taki sposób, aby był do nich łatwy dostęp w przypadku ewentualnej kontroli urzędu skarbowego.
Przeczytaj:
Kiedy należy wystawić fakturę korygującą? Jak to zrobić?
Jak odzyskać utracone PIT-y, faktury, świadectwa pracy?