Często z przyczyn od nas niezależnych jesteśmy zmuszeni odwołać, lub przesunąć w czasie, planowaną przez nas imprezę. Takie rzeczy zdarzają się, więc nie trzeba załamywać rąk, tylko przystąpić natychmiast do działania:
- odwoływanie zaproszeń powinno nastąpić na kilka tygodni przed planowaną imprezą (w sytuacji nagłej, np. choroba w rodzinie lub wypadek, odwołać zaproszenie można nawet na kilka dni przed wydarzeniem; jednak powinno się ze szczególną starannością dopilnować tego, by wszyscy zaproszeni gości zostali poinformowani o tym fakcie);
- najlepiej jest rozesłać pośród zaproszonych gości drukowane karty z informacją o odwołaniu ślubu czy chrzcin, itp. (taka forma jest możliwa jednak wyłącznie w sytuacji, gdy data planowanej przez nas imprezy jest jeszcze w miarę odległa);
- jeżeli nagłe zdarzenie zmusza nas do nagłego odwołania zaproszenia, a do imprezy zostało kilka dni, najlepszą formą poinformowania o tym gości będzie wykonanie do każdego z osobna telefonu (mamy wówczas pewność, że informacja dotrze do każdego na czas; poza tym rozmowa telefoniczna pozwala na lepsze objaśnienie zaistniałej sytuacji);
- takie wypadki jak śmierć w rodzinie upoważnia przyjaciół oraz bliskich znajomych do odwołania imprezy w naszym imieniu (wobec takiej tragedii najlepiej jest poprosić swoich bliskich znajomych o wyręczenie nas z tej sytuacji);
- w razie gdy zmuszeni jesteśmy do przełożenia planowanego wydarzenia na inny termin, także należy poinformować o tym odpowiednio wcześniej zaproszonych gości; można to zrobić albo za pomocą karty, albo rozmowy telefonicznej.
Z powodu nagłego wypadku w rodzinie
Katarzyna i Michał Kowalscy
są zmuszeni do odwołania
swojego ślubu,
który miał się odbyć
dwudziestego czwartego czerwca.
Droga Julio!
Niespodziewanie dowiedziałam się wczoraj wieczorem, że zmuszona będę udać się w podróż służbową do Wenezueli. Nie będę niestety w stanie przełożyć tej podróży, ma ona ogromne znaczenie. W tej sytuacji będę musiała odwołać grilla, którego planowałam od tak dawna. Jednak chciałabym przenieść spotkanie na 8 czerwca. Czy mogłabyś telefonicznie dać mi znać, czy taki termin byłby dla Ciebie odpowiedni?
Jeszcze raz bardzo przepraszam.
Katarzyna
Zobacz także: Zaproszenia nieoficjalne, Jak napisać dobre zaproszenie
