Jak długo przechowywać dokumenty?

Stosy rachunków, umów, wyciągów bankowych. Chętnie pozbyłabyś się choć części papierzysk. Podpowiadamy, z którymi możesz się pożegnać, a które warto zachować.
Jak długo przechowywać dokumenty? fot. Panthermedia
Niektóre z dokumentów trzeba przechowywać przez całe życie. Inne tracą ważność już po miesiącu. Nie ma zatem sensu ich gromadzić. Aby bez problemu orientować się w domowym archiwum, warto poukładać dokumenty tematycznie – miesięczne opłaty w jednej teczce, ważne akta osobiste (np. ślubu, urodzenia) – w drugiej. Nie będziesz się wtedy przekopywać przez sterty papierzysk, by znaleźć np. wydruki z banku, rozliczenie PIT-u czy aktualną polisę.

Jak długo należy przechowywać dokumenty w zależności od rodzaju?

1. Szkoła, majątek, akta:

Są takie dokumenty, których nie wolno ci się pozbyć i niezależnie od tego, ile miejsca zajmują, musisz je przechowywać przez całe życie. Należą do nich:
  • Akta stanu cywilnego dotyczące wszystkich członków rodziny: akta ślubu, metryki urodzenia i chrztu, świadectwo bierzmowania, orzeczenia o rozwodzie, akt unieważnienia małżeństwa, akta zgonu.
  • Dokumenty szkolne – nie wyrzucaj świadectwa ukończenia szkoły, matury, dyplomu ukończenia studiów, zaświadczeń potwierdzających zdobycie kwalifikacji zawodowych, ukończenie kursów specjalistycznych lub językowych. Mogą okazać się potrzebne przy ewentualnych staraniach o pracę. 
  • Dokumenty zawodowe - świadectwa pracy z okresu całego twojego zatrudnienia, druki RMUA (pracodawca powinien ci je przekazywać co miesiąc). Przydadzą się w przyszłości do udowodnienia stażu potrzebnego do emerytury i obliczenia jej wysokości. Przechowuj też książeczkę ubezpieczeniową, jeśli zawiera potwierdzenia okresów zatrudnienia wraz z zarobkami – ona też może się okazać przydatna przy staraniu o emeryturę.
  • Dokumenty majątkowe - np. umowa o rozdzielności majątkowej (tzw. intercyza), akt kupna lub sprzedaży nieruchomości, akt przydziału mieszkania spółdzielczego, umowa najmu, akt darowizny.

2. Dokumenty bankowe:

  • Umowy kredytowe (razem z aneksami) i dowody spłat kolejnych rat  przechowuj do czasu otrzymania z banku zaświadczenia o tym, że nie masz już zaległości względem niego. Samo potwierdzenie spłaty kredytu trzymaj jeszcze 10 lat – dopiero po tym czasie roszczenie banku ulega przedawnieniu.
  • Potwierdzenia z bankomatów, wydruki z terminali wyrzuć dopiero po otrzymaniu wyciągu z konta i sprawdzeniu, że wszystko się na nim zgadza.

3. Opłaty, alimenty:

  • Książeczki czynszowe, faktury za energię, kablówkę i inne potwierdzenia opłat za tzw. świadczenia okresowe trzymaj 3 lata, licząc od dnia zapłacenia rachunku. W tym czasie wystawca faktury (zakład energetyczny, gazownia) ma prawo sprawdzić, czy rzeczywiście uregulowałaś należność.
  • Dowody wpłat alimentów przechowuj 3 lata. Po tym okresie przedawnia się roszczenie o zapłatę ewentualnych zaległości.

Zobacz też:

4. Gwarancje, paragony, faktury:

  • Gwarancję trzymaj tak długo, jak jest ważna (24, 36 miesięcy). Daje ci prawo do nieodpłatnej naprawy sprzętu. Czasem gwarancja jest ważna tylko z paragonem i oryginalnym opakowaniem, Zanim je wyrzucisz, sprawdź to.
  • Paragon zachowaj dwa lata od daty zakupu. Na jego podstawie masz prawo do ewentualnej reklamacji, gdyby towar okazał się wadliwy. Gdy płaciłaś kartą, dowodem zakupu może być bankowe potwierdzenie zapłaty.

5. Umowy za usługi:

  • Dokumenty dotyczące założenia Internetu, kablówki powinnaś przechowywać tak długo, jak zamierzasz korzystać z usług danego operatora. Są w nich bowiem zapisy dotyczące sposobu reklamacji i warunki rozwiązania umowy.
  • Umowę na wykonanie pracy, jaką zawarłaś np. z firmą remontową, możesz wyrzucić dopiero po roku od zakończenia robót (przez ten czas masz prawo do ewentualnej reklamacji, gdybyś odkryła jakąś usterkę).

6. Polisy ubezpieczeniowe:

  • Umowy ubezpieczenia mieszkania przechowuj przez 3 lata. Choć sama polisa jest ważna rok, ten dokument jest często jedynym dowodem potwierdzającym opłacenie składki. Roszczenia ubezpieczyciela co do ewentualnych należności przedawniają się po 3 latach. Dlatego warto zachować polisę przez cały ten czas.
  • Umowę OC samochodu zachowaj przez 10 lat. W razie zmiany ubezpieczyciela udowodnisz, że masz prawo do zniżki za bezszkodową jazdę.

7. Rozliczenia z fiskusem:

  • Kopie PITów, faktury i rachunki, na podstawie których korzystałaś z ulg, oraz potwierdzenia nadania PIT-u musisz przechowywać przez 5 pełnych lat, licząc od końca roku, w którym nastąpiło rozliczenie podatkowe. To oznacza, że rozliczenia podatku za 2009 r. będziesz mogła wyrzucić dopiero w 2016 roku. W tym czasie urząd ma prawo cię skontrolować. Jeśli się okaże, że nie masz dokumentów, zapłacisz karę i będziesz musiała zwrócić kwotę odliczenia z odsetkami.

Co robić, gdy dokument zaginie...?

Nie wpadaj w panikę. Skontaktuj się z odpowiednią instytucją i poproś o jego odtworzenie. To pomoże ci w odzyskaniu dokumentów, które musisz przechowywać.
  • Akta stanu cywilnego - zgłoś się do urzędu stanu cywilnego, który wystawił dokument, i poproś o odpis. Jego wydanie jest odpłatne – za odpis skrócony zapłacisz 22 zł, za zupełny – 39 zł.
  • Akta notarialne, np. umowa darowizny, kupna-sprzedaży - oryginały przechowuje kancelaria notarialna, które je sporządzała. Za wypis, odpis lub wyciąg zapłacisz 6 zł plus VAT (za stronę).
  • Świadectwa pracy - w sprawie ich odtworzenia powinnaś skontaktować się z: poprzednim pracodawcą, sądem rejestrowym (tu ustalisz adres firmy, gdy ta np. zmieniła nazwę), oddziałem ZUS-u, gdy okaże się, że twój dawny zakład pracy nie istnieje. ZUS ma spis archiwów z dokumentami zlikwidowanych firm.
  • Dyplom - po duplikat dyplomu (ma moc oryginału) zgłoś się do szkoły (uczelni), która go wydała. Za wydanie dokumentu będziesz musiała uiścić opłatę – jej wysokość jest określona w cenniku uczelni.

Zobacz też:

Na podstawie tekstu Alicji Hass z Przyjaciółki
SKOMENTUJ
KOMENTARZE (0)