Ubiór
Strój sekretarki jest bardzo ważny – jej elegancki i schludny wygląd świadczy w istotny sposób o miejscu pracy. Jeśli firma dba o pracownika, klient ma pewność, ze równą skrupulatność wykazuje także w innych działaniach. Poprzez profesjonalny ubiór sekretarka okazuje także szacunek klientom firmy, z którymi rozmawia.
Jak więc powinna ubrać się sekretarka?
Przede wszystkim kostium – spódnica do kolan (należy pamiętać, by nie była za krótka) oraz marynarka lub żakiet. Specjaliści od savoir-vivre’u zalecają noszenie marynarki przy wykonywaniu codziennych czynności, natomiast żakietu – na okazje bardziej uroczyste. Prawidłowo ubrana sekretarka ma zawsze na sobie rajstopy – nawet w lecie, oraz buty – najlepiej czarne, na niezbyt wysokim obcasie, zakrywające palce oraz pięty. Należy także zadbać o makijaż – nie powinien być zbyt mocny i wyrazisty, najlepiej delikatny, lekko podkreślający urodę. Paznokcie – zawsze czyste, pomalowane na delikatny kolor, nie za długie i nie przykuwające uwagi. Ważna jest także fryzura – nie powinna być szczególnie udziwniona, a zwłaszcza nie powinna być pomalowana na przyciągający uwagę kolor. Biżuteria oraz perfumy sekretarki także powinny być delikatne.
Profesjonalna sekretarka wie także, jakie kolory powinna nosić w pracy. Przede wszystkim należy unikać brązowego (nie budzi zaufania, kojarzy się ze służbą, nie podnosi autorytetu), różowego, fioletowego czy zielonego. Najlepiej ograniczyć się do klasycznych kolorów – bieli, szarości i czerni. Jeśli przełożoną sekretarki jest kobieta, to należy zadbać, by potencjalny klient po wyglądzie rozpoznał, kto jest szefową.
Polecamy: Wykorzystuj mowę ciała na spotkaniach biznesowych
Zachowanie
To najważniejszy po ubiorze (czyli pierwszym wrażeniu) element kształtujący wizerunek profesjonalnej sekretarki. Jej zachowanie powinno być zatem bardzo uprzejme – każdego klienta należy odpowiednio przywitać, udzielić mu odpowiedzi na pytania – wszystko z cierpliwością i uśmiechem na ustach. Należy także wiedzieć, kiedy wstać zza biurka – można w ten sposób okazać szacunek np. ważnemu klientowi, który przychodzi na spotkanie.
Przede wszystkim należy pamiętać, by nie zbywać klienta – nawet jeśli sekretarka jest bardzo zajęta, nie może być nieuprzejma wobec gościa, nie może okazać swojej irytacji jego przyjściem. Można ewentualnie przeprosić klienta i poprosić go o wyrozumiałość i chwilę oczekiwania.
Zobacz także: Savoir-vivre na szkoleniach
Rozmowa telefoniczna
Podczas rozmowy telefonicznej sekretarka powinna zachowywać się bardzo uprzejmie. Przede wszystkim powinna podać swoje imię, nazwisko oraz funkcję, następnie przedstawić firmę (lub osobę), w imieniu której dzwoni lub odbiera telefon. Jeśli rozmówca jest wyjątkowo irytujący sekretarka powinna zachować zimną krew i nie dać się sprowokować. Rozmowa telefoniczna musi odbywać się na pewnym poziomie formalności i ze wszystkimi niezbędnymi zwrotami grzecznościowymi.
Wizytówka
Profesjonalna sekretarka powinna mieć trzy rodzaje wizytówek przeznaczone dla różnego typu klientów:
- służbowe (dla takich klientów, którzy mogą skontaktować się z sekretarką podczas godzin pracy),
- służbowe z telefonem prywatnym (dla osób, które muszą mieć z sekretarką stały kontakt),
- służbowe tylko z imieniem i nazwiskiem oraz pełnioną funkcją. (Otrzymują je klienci, którzy nie będą się z nią kontaktować, a którzy zostawili swoją wizytówkę – dobre maniery wymagają wymiany wizytówek. Zatem jeśli sekretarka wie, że kontakt jest zbyteczny, daje wizytówkę bez numeru telefonu.)
