Zaproszenie jest bardzo ważnym elementem każdego przyjęcia, zarówno oficjalnego, biznesowego, jak i zupełnie casualowego. Świadczy ono o tobie jako gospodarzu czy organizatorze uroczystości. To, co w nim zawrzesz, może mieć wpływ na finalną liczbę obecnych gości. Dobrze jest więc wiedzieć, jak napisać takie zaproszenie i co koniecznie musisz w nim zawrzeć.
Spis treści:
- Co powinno zawierać zaproszenie?
- Jak się zaczyna zaproszenie?
- Kiedy wysyła się zaproszenie?
- Design zaproszenia: wskazówki
Co powinno zawierać zaproszenie?
Nieważne czy zapraszasz na spotkanie przy grzanym winie, czy też na przyjęcie z okazji rocznicy swojego ślubu, w twoim zaproszeniu nie może zabraknąć:
Imienia i nazwiska gospodarza/imion i nazwisk gospodarzy (na zaproszeniach oficjalnych podaje się pełne imię i nazwisko; jeżeli zaproszenie organizowane jest przez kilka osób, to na głównym miejscu w zaproszeniu umieszcza się zawsze imię i nazwisko tej osoby, u której przyjęcie będzie miało miejsce).
Opisu okoliczności wydarzenia (dlaczego organizujemy przyjęcie/zabawę – gość powinien wiedzieć, z jakiej okazji organizowane jest przyjęcie, by mógł właściwie się do niego przygotować).
Dokładnego czasu przyjęcia (data, czas rozpoczęcia, ewentualnie planowana godzina zakończenia – zwłaszcza w przypadku przyjęć organizowanych dla dzieci, jest to ważna informacja dla rodziców, którzy będą dzięki temu wiedzieli, jak zaplanować swój czas między odwiezieniem a przywiezieniem malucha z imprezy; czas zakończenia imprezy podaje się również na zaproszeniach, które dotyczą wydarzeń poprzedzających inne przyjęcia, np. na koktajl party organizowane przed premierą filmową lub teatralną).
Dokładnego adresu miejsca, w którym przyjęcie będzie się odbywało (nawet jeżeli organizujesz przyjęcie we własnym domu, warto jest na zaproszeniu zapisać adres – tak dla pewności). Na niektórych zaproszeniach warto dodać także kluczowe informacje na temat dojazdu albo wskazówki, od której strony budynku znajduje się parking lub wejście główne.
RSVP – Respondes s’il vous plait (skrót, który oznacza – oczekuję odpowiedzi; bardzo ważne i dla ewentualnego gościa, i, tym bardziej, dla gospodarza; jeżeli jednak oczekujemy odpowiedzi zwrotnej, nie powinniśmy zapomnieć o umieszczeniu na zaproszeniu: numeru telefonu albo adresu mailowego).
Podpis - nie może zabraknąć podpisu osoby lub firmy, która zaprasza na daną uroczystość. Jeśli zapraszasz na urodziny dziecka w jego imieniu, pozwól mu złożyć swój autorski podpis, a obok dodaj coś od siebie (np. Maciek i rodzice).
Dodatkowo każde zaproszenie zwyczajowo powinno zawierać miejsce i datę jego napisania. Nie zawsze musi być to konkretny dzień, ale warto w lewym dolnym lub prawym górnym rogu napisać np. Kraków, lipiec 2023.
fot. Jak napisać zaproszenie/Adobe Stock, photoguns
Co może znaleźć się w zaproszeniu, ale nie musi?
W niektórych zaproszeniach nie może zabraknąć dodatkowych informacji, np. wskazówek dotyczących ubioru. Jeśli jest to impreza tematyczna, koniecznie poinformuj o tym zaproszonych gości i upewnij się, że na pewno tę informację znaleźli - możesz o to podpytać, kiedy potwierdzą swoją obecność.
Jak się zaczyna zaproszenie?
To, jak zacząć zaproszenie, zależy tak naprawdę od twojej inwencji twórczej i charakteru imprezy. Możesz na samej górze umieścić cytat, a następnie dopiero jedną ze standardowych formułek, np.:
- serdecznie zapraszam ... na uroczystość ... która odbędzie się ...
- wraz z całą rodziną/całym zarządem/całą firmą/mężem i dziećmi zapraszamy na ...
- zbliża się ..., z tej okazji zapraszamy na ...
Warto dodać także nagłówek "zaproszenie" na samej górze lub na stronie okładkowej, jeśli zaproszenie jest składane. Możesz także wykorzystać gotowe teksty lub rymowanki i wykorzystać je np. do napisania zaproszenia na urodziny czy na rocznicę ślubu.
Kiedy wysyła się zaproszenie?
Zaproszenie dobrze jest wysłać minimum miesiąc przed imprezą. Dzięki temu goście mogą przygotować się na to wydarzenie, zorganizować wolne w pracy albo przełożyć plany, jeśli bardzo chcą pojawić się na twojej imprezie, a akurat zaplanowali na ten dzień coś innego.
W przypadku zaproszeń na ślub dobrze jest wysłać lub przekazać osobiście zaproszenie ok. 3 miesiące wcześniej.
Pamiętaj, że zaproszenia wysyła się zawsze w jednym czasie. Nie możesz dopuścić do sytuacji, gdy jedna osoba dostanie zaproszenie dwa tygodnie przed przyjęciem, a druga zaledwie dzień przed. Mogłoby to przyczynić się do wielu nieporozumień – nikt z nas nie chce czuć się gorzej od pozostałych.
Drugą istotną sprawą są zaproszenia rozsyłane drogą mailową. Tego typu zaproszenie wysyła się wyłącznie do osób, które regularnie korzystają ze swojej skrzynki mailowej. W przeciwnym razie możemy spotkać się z niemiłym zaskoczeniem – gdy nagle się okaże, że wysłane zaproszenie nie zostanie na czas odczytane przez adresata.
fot. Jak napisać zaproszenie/Adobe Stock, cenchild
Design zaproszenia: wskazówki
Oprócz samej treści ważna jest także otoczka graficzna. Możesz przygotować zaproszenie w programie graficznym lub ręcznie. Wykorzystaj swoją kreatywność, aby dopasować zaproszenie do klimatu imprezy. Zaproszenie na sylwestra czy bal karnawałowy może być pełne złota, czerni, brokatów, etc, a zaproszenie na komunię czy ślub zwyczajowo jest bardziej delikatne i stonowane.
Finalnie wszystko zależy od ciebie - podczas tworzenia zaproszeń możesz nawiązać do kolorów i rodzajów planowanych dekoracji albo do pory roku.
Treść artykułu została pierwotnie opublikowana 09.04.2010.
Czytaj także:
Kreatywne zaproszenia na andrzejki
Jak zaprosić na Wigilię?
Pomysłowe zaproszenie na Walentynki
