Nowe projekty będą pojawiać się zawsze. Co więcej, ważniejsze od poprzednich, pochłaniające więcej uwagi. Im szybciej sobie to uświadomimy, tym więcej czasu będziemy mieć na rozplanowanie dalszych metod działania. Dlatego tak ważna jest umiejętność zarządzania czasem. Niewątpliwie pomocna może się tutaj okazać lista zadań.
Czym jest lista zadań? Mówi się o niej „niezbędnik”, jeśli chodzi o wykonanie dużej liczby zadań. W jednym miejscu konsoliduje ona wszystko to, co należy wykonać. Lista zadań to doskonała metoda organizowania zajęć, zwłaszcza dla zapominalskich, choć nie tylko. Jest ona także doskonałym sposobem na redukcję stresu – niestraszne będą duże nakłady zajęć, kiedy są one zgrupowane w jednym miejscu. Ułatwia ona także zajęcie się najważniejszymi sprawami, bez poczucia braku kontroli nad zadaniami.
Wiele osób, przed wykonaniem listy zadań, prowadzi tzw. dziennik aktywności. Pomaga on niewątpliwie zrozumieć, jak spędzamy czas. Dlatego właśnie jest tak ważne, aby spisywać w nim wszystko to, czym się zajmujemy – od odebranej poczty po czas zmiany zajęcia, nie zapominając przy tym o napisaniu, jak się czujemy (senność, zmęczenie, zwiększone pokłady energii, etc.). Pozwala to lepiej zrozumieć, kiedy działamy najefektywniej. Bardzo dokładna analiza dziennika pozwala zauważyć, na co przeznaczamy czas. Dopiero po takich obserwacjach można rozplanować sobie dzień z uwzględnieniem pór dnia, w których jesteśmy najbardziej efektywni. Czas na listę.
Jak ją przygotować? W specjalnie przeznaczonym do tego czy to zeszycie czy to notatniku, należy wypisać te zajęcia, z którymi chcemy się zmierzyć. Może się okazać, że są one duże. Właśnie dlatego warto wtedy podzielić je na mniejsze elementy, zaś każdemu z zadań nadać priorytet – od 1 do 5. Jeśli okaże się, że nadal jest spora liczba zadań, należy przejrzeć listę ponownie i zmniejszyć priorytety niektórym z zajęć. Następnie należy przepisać listę w porządku według priorytetów.
Starajmy się zaczynać od tego, co sprawia nam najmniej przyjemności. Dzięki temu łatwiej nam będzie zabrać się za prawy prostsze. Co więcej, świadomość tego, że udało nam się zrobić coś naprawdę trudnego daje wiele satysfakcji i sprawia, że z przyjemnością konturujemy wykonywanie zadań z naszej listy.
