Planowanie czasu to wielka sztuka

Bardzo często zdarza się tak, że świadomie odwlekamy to, co powinno zostać zrobione. W rezultacie dochodzi do nagromadzenia się pewnych spraw, my zaś sami stajemy się przez to rozdrażnieni, wszystko robimy po przysłowiowych łepkach, a praca idzie nam kolokwialnie mówiąc, jak krew z nosa. Odwlekanie zadań nie wynika od razu z lenistwa. Może się okazać, że złożoność danego zadania jest dla nas bardzo przytłaczająca. Co więcej – w natłoku spraw zdarza nam się zapominać. Jednak z moich obserwacji wynika, iż problem tkwi tak naprawdę w braku umiejętności hierarchizowania i klasyfikowania zadań na mniej ważne, ważne i najważniejsze.

Należy zaznaczyć, że efektywne zarządzanie czasem jest możliwe tylko wtedy, kiedy wprowadzimy kontrolę stopnia realizacji zadań. Do tego niezbędne jest jednak jasne określenie celu. Ich określenie sprawi, że dostrzeżemy na czym dokładnie się skoncentrować i co usprawnić. Trzeba jednak pamiętać, że właściwie formułowane cele muszą odnosić się do konkretnych zadań, jak również powinny być realistyczne.

Wiele osób zastanawia się, jak planować swój czas. Jedna z podstawowych reguł, zwana 60 na 40, mówi tyle, iż planować należy jedynie 60 proc. czasu. Pozostałe 40 proc. należy pozostawić na czynności spontaniczne i nieoczekiwane. Aby nie stracić orientacji w zarządzaniu, należy nieustannie sporządzać notatki, dotyczące tego, na co pożytkujemy czas. Mówi się, że ta podstawowa metoda planowania pozwala na nabycie doświadczenia, niezbędnego do przyszłej oceny potrzebnego czasu. Możliwe jest także planowanie czynności poprzez odpowiednio sporządzony plan. Trzeba wymienić w nim wszystkie czynności do wykonania w ciągu planowanego czasu, natomiast niezałatwione zadania z listy mogą przejść na następny okres. Obok planu i reguły 60 na 40 wymienia się także realistyczne planowanie. Jest to takie planowanie, które obejmuje liczbę zadań możliwych do zrealizowania.

Niezwykle istotne w planowaniu są również ostateczne terminy wykonania poszczególnych zadań. W ten sposób unikniemy opóźnień, które zazwyczaj wynikają z przesuwania czynności. Co więcej – powinno pamiętać się także o nadawaniu priorytetów poszczególnym zadaniom. Według ich hierarchii ważności wykonujemy poszczególne zadania. Przy planowaniu warto nie zapomnieć o zachowaniu pewnej rezerwy czasu. Niemal zawsze pojawiają się tzw. pożeracze czasu pod postacią czy to rozmów telefonicznych czy też różnego rodzaju spotkań. Zwróćmy zatem uwagę na czas, związany z przygotowaniem pracy, planowaniem, jak również doskonaleniem zawodowym.

Planowanie czasu to wielka sztuka. Dzięki planowaniu oszczędzamy czas, pożytkując go na ważne zadania i cele. Co więcej, nabieramy umiejętności oceny celów przy niewielkiej ilości czasu. Dzięki planowaniu szybciej osiągamy wytyczone cele zawodowe oraz prywatne. Poza tym nabieramy umiejętności koncentrowania się na naprawdę ważnych zadaniach. Planowanie zmniejsza pośpiech, chaos i stres. Krótko mówiąc planowanie to zysk – zysk na czasie i większa swoboda przy wykonywaniu przyszłych zadań.