1. Daj sygnał ostrzegawczy
Nawet jeżeli ty widzisz, że dany pracownik od dawna nie jest zbyt efektywny i myślisz o jego zwolnieniu, musisz go o tym uprzedzić. Może się okazać, że on specjalnie robi niewiele, bo widzi, że nie ma z tego tytułu żadnych konsekwencji. Być może twoje ostrzeżenie sprawi, że weźmie się porządnie do pracy i nie będziesz musiała go zwalniać. Jeśli jednak powiadomienie pracownika o jego ewentualnym zwolnieniu nie zrobi na nim wrażenia, będziesz miała czyste sumienie, że wiedział, co go czeka.2. Wybierz właściwy moment
Zwolnienie pracownika przed samymi świętami lub po narodzinach jego dziecka nie będzie najlepszą decyzją. Wiadomo, że jesteś szefem firmy a nie właścicielem fundacji charytatywnej, ale musisz mieć nieco wyczucia. Postaraj się, aby moment zwolnienia był w neutralnym czasie. Jeżeli np. uprzedziłaś pracownika, że ma czas na poprawę swojej pracy do następnego miesiąca, nie zwalniaj go przed upływem tego terminu.3. Przygotuj niezbędne dokumenty
Bądź profesjonalistą. Niech rozmowa w sprawie zwolnienia będzie merytoryczna i dobrze przez ciebie poprowadzona. Nie dopuść do głosu emocji. Pamiętaj, że musisz trzymać się na baczności, ponieważ nawet jeśli ty jesteś spokojna, pracownik może być mocno zdenerwowany i próbować wyprowadzić cię z równowagi. Zrób wszystko, żeby rozmowa pozostała na oficjalnym, służbowym tonie.Pomoże ci w tym zebranie wszystkich niezbędnych dokumentów. Postaw sprawę jasno i bez zbędnej dyskusji wyjaśnij, że to już koniec waszej współpracy. Możesz przedstawić statystyki wykazujące wydajność jego pracy lub inne niezbędne informacje, argumentujące twoją decyzję.
4. Nie rób tego sama
Najlepiej będzie, jeśli na rozmowę w sprawie zwolnienia weźmiesz osobę trzecią. Po pierwsze będzie ona mogła być świadkiem, po drugie stroną w sprawie. Być może wasza wspólna rozmowa uratuje sytuację i znajdziecie jakiś sposób na uniknięcie zwolnienia danego pracownika. Jeżeli nie, to chociaż będziecie mieli poczucie, że decyzja jest słuszna i merytorycznie uargumentowana, a nie, że zwolnienie nastąpiło z powodu jakichś twoich prywatnych uprzedzeń do danej osoby.5. Zapewnij prywatność
Nie rozgłaszaj decyzji o zwolnieniu w całej firmie. Po pierwsze, nie powinno być takiej sytuacji, żeby pracownik, który ma być zwolniony, dowiedział się o tym od współpracowników a nie od ciebie. Po drugie, pamiętaj, że nie jest to przyjemna wiadomość i musisz uszanować fakt, że zwalniany pracownik może nie chcieć, żeby wszyscy o tym wiedzieli i mówili. Na pewno nie są mu potrzebne nieszczere wyrazy współczucia i ciągłe dociekanie, jaki jest powód zwolnienia. Bądź zatem dyskretna i delikatna.6. Mów zwięźle
Nie stosuj żadnych zawiłych przemów, które jedynie wydłużają czas. Rozmowa w sprawie zwolnienia i tak jest bardzo stresująca. Mów zatem zwięźle, jasno i precyzyjnie. Nie roztkliwiaj się nad zaletami danego pracownika - przecież z jakichś powodów go zwalniasz. Nie wytykaj też wszystkich popełnionych przez niego błędów od kiedy tylko zaczął u ciebie pracę. Sposób przekazywanej przez ciebie wiadomości musi pozostać klarowny i rzetelny.7. Zważaj na ton
Bądź po prostu asertywna. Nie powinnaś krzyczeć i być niemiła, ale też bać się tego, że kogoś zwalniasz. Na pewno twoja decyzja jest przemyślana i słuszna, więc zachowaj spokój. Podniesiony bądź ściszony głos jest bardzo nieprofesjonalny i powoduje, że nie panujesz nad sytuacją. Kiedy emocje zaczną brać nad tobą górę, jak najszybciej je stłum. Lepiej, żebyście zakończyli współpracę w przyjaznej atmosferze. Nie warto palić za sobą mostów, zwłaszcza w relacjach biznesowych.
Zobacz też:
Na podstawie książki Boba Seldena "Jak być dobrym szefem"
