Rozmowę powinniśmy prowadzić rzeczowo, bezstresowo i uprzejmie. Nie możemy dać rozmówcy odczuć, że np. dziś mamy zły dzień, jesteśmy zdenerwowani lub zmęczeni. Nasz rozmówca może się bowiem zirytować lub dojść do wniosku, że taka rozmowa nie ma najmniejszego sensu. A sprawę i tak będzie trzeba prędzej czy później załatwić. Ważne aby uzmysłowić sobie, że przez nasze humory firma może stracić naprawdę duże pieniądze.
Opryskliwy rozmówca
Czasami jednak mimo naszej dobrej chęci i przyjaznego nastawienia, nasz rozmówca może okazać się bardzo niemiły, wykrzykując np. „Co to za bezczelność z pana strony!”, „Czy pan w ogóle raczy mi kiedykolwiek odpowiedzieć na moje pytanie?”, albo „Czy pan nie rozumie, co do pana mówię?”. W takich sytuacjach rzeczywiście trudno zachować spokój i stłumić swoją złość. Jednak należy pamiętać, że jesteśmy tylko pośrednikami między dwoma firmami i do części naszej pracy należy bycie miłym dla naszych kontrahentów. W takiej sytuacji powinniśmy zachować spokój i spróbować przynajmniej zrozumieć złość naszego rozmówcy. Zastanowić się, w jaki sposób najlepiej i najszybciej można naszemu sfrustrowanemu rozmówcy pomóc. W ten sposób on będzie zadowolony, a my będziemy szczęśliwi, że zakończyliśmy z nim rozmowę. Gwarantujemy Ci jednak, że jeśli Tobie uda się zachować spokój i sympatyczny ton Twój rozmówca szybko przywoła się do porządku.
