Oto kilka zasad, o których warto zawsze pamiętać:
- list, który zajmuje, co najwyżej, jedną stronę, powinien być napisany odręcznie (najlepiej piórem, które jest najbardziej eleganckie); jeżeli zaś list zajmuje więcej niż jedną stronę, można go wysłać w formie drukowanej – przy czym podpis i nagłówek najlepiej jest zapisać odręcznie;
- list rozpoczyna się najczęściej od zwrotu: Szanowny Panie/Szanowna Pani, Droga …, Kochany … (zwrot dobieramy w zależności od adresata listu);
Zobacz także: Rozmieszczenie części składowych pisma (zwroty grzecznościowe)
- list kończymy najczęściej zwrotami: Z poważaniem, Z wyrazami szacunku, Serdecznie pozdrawiam, Przesyłam uściski oraz całusy, itp. (zwroty dobieramy w zależności od adresata);
- zwroty grzecznościowe zaznacza się już w nagłówku (forma: Szanowny Panie), podobnie jak tytuły grzecznościowe (przy czym tytuły naukowe zaznacza się dopiero od „doktora”, tj. nie używa się zwrotu: Szanowny Panie Magistrze!);
- wszelkie zwroty skierowane do adresata typu: tobie, twój, ciebie, pisze się zawsze z dużej litery (w tej kwestii nie ma wyjątków, nawet w przypadku listów nieoficjalnych; zapisanie zaimków z dużej litery jest oznaką szacunku, jakim darzymy drugą osobę);
- w górnym prawym rogu listu umieszcza się zawsze: datę napisania listu oraz nazwę miasta, w którym mieszkamy; ewentualnie, a z pewnością w listach oficjalnych, w lewym górny rogu umieszcza się swoje imię i nazwisko oraz dokładny adres (ulica, kod, miejsce zamieszkania, ewentualnie dane kontaktowe);
- list powinno się składać wpierw wzdłuż linii pionowej, a potem poziomej (nagłówek musi znajdować się po wewnętrznej stronie);
- dodatkowe uwagi (tzw. kwestie, o których zapomnieliśmy wspomnieć w samej treści listu) umieszcza się na dole, pod listem – jako „Post scriptum” (P.S.); przy czym informacji dodatkowych nie powinno być więcej niż dwie (może to zostać źle odebrane przez adresata listu);
Zobacz także: Jak ładnie zakończyć list
- najlepiej jest wykorzystywać papeterię uniwersalną, bez dodatkowych oznaczeń czy wzorków; taka papeteria nie będzie budziła niczyjego oburzenia ani nie będzie dwuznaczna;
- forma listu powinna być dialogowa – list nie jest dziełem poetyckim, ale formą konwersacji/dialogu ze znajomym lub osoba nieznaną (taka forma jest najbardziej naturalna, a przez to najłatwiej trafia do adresata).
