Jak napisać oficjalnego e-maila?

fot. Fotolia

Tytuł oficjalnego e-maila

Pamiętajmy o tym, by tytuł miał oficjalną formę i w skrócie mówił, o co nam chodzi. Zawsze starajmy się wpisywać tytuł – w przeciwnym razie mogą zostać dopisane treści reklamowe i adresat może uznać wiadomość za zwykły SPAM.

Rozpoczęcie wiadomości

E-mail zaczynamy oficjalnym sformułowaniem typu: „Szanowny Panie”. Unikajmy powitania „Witam” – jest ono jedynie półoficjalne i nie wyraża naszego szacunku.
Polecamy: Jak dodawać załączniki do maili

Rozwinięcie oficjalnego e-maila

Po powitaniu zostawiamy jedną linijkę odstępu. Jeśli po „Szanowna Pani” pozostawiliśmy przecinek, pierwsze słowo akapitu piszemy małą literą.
Szanowna Pani Krystyno,

piszę w sprawie dokumentów (…)
Inaczej jest w przypadku wykrzyknika.
Dzień dobry!

W związku z ogłoszeniem (…)

Zakończenie oficjalnego e-maila

Na zakończenie polecam sformułowanie typu: „Z wyrazami szacunku”, które świadczy nie tylko o szacunku, jakim darzymy adresata, ale również o naszym dobrym wychowaniu i kulturze osobistej.
Na samym końcu podpisujemy się imieniem i nazwiskiem (nawet wówczas, gdy piszemy z ramienia jakiejś grupy osób).

E-mail powinien być utrzymany w oficjalnym stylu. Niedopuszczalne są sformułowania z języka potocznego.
Pamiętajmy o posiadaniu odpowiedniej nazwy skrzynki pocztowej. Przykładowa kicia13@xxx.pl nie zostanie potraktowana poważnie.
Polecamy: Podstawowe zasady pisania e-maili