Mail służbowy - jak napisać maila służbowego?

Napisanie maila służbowego wydaje się dziecinnie proste. Jak się jednak okazuje, wielu pracowników potężnych korporacji, ale i małych firm ma z tym nie lada problem. Od czego zacząć, co zrobić, aby odbiorca dobrze zrozumiał nawał treści i wreszcie – jak zakończyć wiadomość, aby nie wyjść na chama? Mam dla ciebie kilka sprawdzonych rad, dzięki którym dowiesz się, jak poprawnie napisać wiadomość do współpracownika, czy szefa.

Jeśli wysyłasz maila służbowego, najczęściej składa się on z twojego imienia i nazwiska lub inicjałów i nazwiska, małpki (et, @) oraz nazwy firmy. A czy zdarza ci się wysyłać maila do przełożonego z poczty prywatnej? Mi się zdarza. To dlatego koniecznie zadbaj o to, aby twój adres prywatny nie był dziecinny. Wszelkie nazwy typu misia@amorek.pl są nie na miejscu i mogą zostać odebrane jako mało profesjonalne.

Pamiętaj, aby w polu "Do" wpisywać pełną nazwę adresata. Dlaczego? Wyobraź sobie taką sytuację: zapisujesz szefa w książce adresowej jako "burak". Uzupełniając pole "Do" niechcący oprócz maila pracodawcy zaciąga się też mało wybredna nazwa, którą wymyśliłaś. Niemiło, prawda?

W polu DW wpisuje się dane osoby, która załączona jest "na kopii". Nie jest więc bezpośrednim odbiorą, a jego "współodbiorcą".

Maila należy odpowiednio rozpocząć. To, jak zaczniesz, powinno być uzależnione w dużej mierze od relacji, jakie łączą cię ze współpracownikiem. W wielu firmach panuje zasada, zgodnie z którą wszyscy mówią do siebie po imieniu. W takich przypadkach maila możesz zacząć po prostu od słów: "hej,cześć" albo od imienia. Jeśli jednak mówicie do siebie na Pan/Pani, warto zacząć od zwykłego "Dzień dobry" albo "Szanowna Pani/Szanowny Panie". Unikaj słowa "Witam". Niestety przez wielu odbiorców taka forma uznawana jest za mało elegancką, a nawet niegrzeczną. 

Twój mial powinien być przede wszystkim czytelny i bezbłędny. Jeśli masz do przekazania sporo treści, warto je wypunktować albo przynajmniej podzielić na kilka akapitów, aby odbiorca nie miał żadnego problemu ze zrozumieniem i zapamiętaniem wszystkich wątków.

Nie zapominaj o pożegnaniu. Powinno być odpowiednio dopasowane do przywitania, aby mail był spójny i logiczny. Jeśli więc zaczynasz maila od słów "Szanowny Panie", nie powinnaś zakończyć "Do zobaczenia". Warto zachować spójność typu:

Uwaga na często popełniany błąd! Istnieje pewna zasada pisowni, którą rzadko kto zna. Po słowie "Pozdrawiam" nie należy stawiać przecinka!