Złodzieje czasu

W pracy nie musisz dwoić się i troić. Wytrop tylko intruza, który kradnie Twój czas.
/ 17.03.2006 14:35
 
Nie ma ludzi "niezorganizowanych od urodzenia". Każda z nas może nauczyć się dobrego zarządzania czasem pracy. Zacznij od najprostszej metody: wyeliminuj rzeczy, które niepotrzebnie zabierają czas.

Halo, mówi się
Czy uwielbiasz długie rozmowy przez telefon? Jeśli tak, to uważaj. Takie pogaduszki co najmniej godzinę dziennie to w sumie prawie trzy dni pracy w ciągu miesiąca.
Jak pokonać złodzieja?
Nie dawaj się wciągać w dyskusje swoim najbliższym, lepiej zaproponuj: "Spotkajmy się wieczorem, obgadamy to". Do rozmów służbowych przygotowuj się tak jak do spotkań: rano zrób listę telefonów, które musisz wykonać. Zanim gdziekolwiek zadzwonisz, zanotuj, co konkretnie chcesz ustalić. Aby pozbyć się czasochłonnych telefonów, które niczego nie wnoszą do bieżących spraw, naucz się grzecznie, ale stanowczo je kończyć: "Dziękuję za telefon, ale na razie nie jesteśmy zainteresowani tą propozycją".

Wszystko naraz
Wszystko na Twojej głowie! Masz dziś rozmowę z szefem o nowym projekcie, cztery inne spotkania, kilkanaście listów do przeczytania i odpowiedzi... A jeszcze nie skończyłaś raportu i kolega prosił Cię o pomoc.
Jak pokonać złodzieja?
Ułóż plan pracy i posegreguj sprawy. Wybierz najistotniejsze rzeczy i najpierw zajmij się właśnie nimi. Drobne, rutynowe czynności wykonuj po południu, kiedy jesteś zmęczona. Zastanów się, czy wszystko musisz robić sama. Jeśli zajmujesz kierownicze stanowisko, pamiętaj, że Twoja praca polega między innymi na zlecaniu zadań.

Zawsze do usług
Ponad 70 proc. ludzi uważa, że rozgardiasz, jaki panuje w otwartej przestrzeni biurowej (dumnie zwanej po angielsku "open space") dezorganizuje pracę.
Jak pokonać złodzieja?
Jeśli jesteś bardzo zajęta, a ktoś podchodzi do Ciebie z czymś błahym, nie odwracaj wzroku w jego kierunku, póki nie skończysz tego, co robisz. Odpraw go spokojnie, mówiąc: "Przykro mi, jestem teraz bardzo zajęta, czy mógłbyś przyjść później?". Ewentualnie podaj konkretny powód, dla którego nie możesz rozmawiać. W taki sposób przekażesz informację, że Twoja odmowa nie ma powodów osobistych.

Chaos na biurku
Twoje biurko wygląda tak, jakby przeszła przez nie trąba powietrzna. Każda próba znalezienia czegoś zabiera Ci mnóstwo czasu.
Jak pokonać złodzieja?
Gdybyś sprzątała swoje miejsce pracy codziennie, trwałoby to chwilę! Nigdy nie zostawiaj bałaganu na następny dzień. Powinnaś zawsze wiedzieć, gdzie czego szukać. Używaj podpisanych teczek, segregatorów, szuflad. Co kilka miesięcy pozbywaj się tego, co zbędne. W zasięgu ręki możesz mieć tylko rzeczy związane z aktualnie wykonywaną czynnością.

Twój e-mail trzeszczy w szwach
E-mail - cud techniki. Pomaga w pracy. Ale do pewnego momentu... Kilkanaście listów dziennie komplikuje sprawę.
Jak pokonać złodzieja?
Zwróć uwagę, czy nie traktujesz e-maila jak rozmowy telefonicznej i czy masz w zwyczaju udzielania natychmiastowych odpowiedzi. To zupełnie niepotrzebne! Narzuć sobie twardy regulamin: tylko 15 lub 30 minut dziennie na odczytywanie poczty. Ani chwili dłużej.

Spotkania bez końca
Szef zaprasza Cię na pięciogodzinne spotkanie pojutrze. Żeby się dobrze przygotować, zaplanował też spotkanie jutro...
Jak pokonać złodzieja?
Trudno powiedzieć, że nie chcesz być na spotkaniu, nawet jeśli uważasz, że to strata czasu. Lepiej zaproponuj: "Chyba powinniśmy się zastanowić nad bardziej skuteczną formą zebrań... Mam parę pomysłów". Czas służbowych spotkań można skrócić, zależy to od organizacji pracy. Przed oficjalnym spotkaniem zorganizuj pięciominutową "burzę mózgów". W nieformalnej atmosferze szybko omówcie to, o czym za chwilę będziecie debatować w sali konferencyjnej. Im bardziej klarowne będą Wasze cele, tym spotkanie szybciej się skończy. Jeśli to Ty jesteś organizatorem zebrania, opracuj porządek obrad i pilnuj czasu. Na początek zaproponuj omówienie rutynowych zagadnień. Potem przejdźcie do bardziej skomplikowanych problemów. Przedłużające się sprawy najlepiej przełożyć na koniec lub inny termin.

Pracujesz za innych
Robisz herbatę dla wszystkich, wymieniasz papier w drukarce, dzwonisz po informatyka, bo system komputerowy nie działa, jak należy. Bierzesz na siebie zadanie, ponieważ uważasz, że Ty znasz się na tym lepiej. To miłe, ale zbyt często robisz rzeczy, które nie mają nic wspólnego z Twoją pracą.
Jak pokonać złodzieja?
Bądź egoistką, ale nie odrzucaj ludzi. Jeśli nowy pracownik ciągle się zwraca do Ciebie z pytaniami, delikatnie skieruj go do jego bezpośredniego przełożonego. Nie wyręczaj koleżanki, która nie wie, jak się zabrać do swojego zadania. Raczej podpowiedz jej najlepsze rozwiązanie, zachęcaj do kreatywnych rozwiązań itp. Uważasz, że szef wymaga od Ciebie zbyt wielu rzeczy. Poproś go o wspólne przejrzenie zakresu Twoich obowiązków. W ten sposób pokażesz, ile dodatkowej pracy wykonujesz.

Nie chcesz wyjść pierwsza
Minęło osiem godzin. Mogłabyś już wyjść, ale siedzisz, bo nie chcesz wyjść na "luzarę".
Jak pokonać złodzieja?
Twoja nadprogramowa obecność w pracy jest zbędna. Niczego nie osiągniesz, zostając dłużej. Masz prawo być wyczerpana. Inni też mają dość. Nie wierzysz? Zwróć się do koleżanki siedzącej obok: "Ja już jestem zmęczona, idę do domu. A Ty?". Prawdopodobnie odpowiedź będzie twierdząca.

Kto powinien najbardziej uważać na "złodziei czasu"?
Ludzie, którzy nie potrafią nikomu odmówić pomocy, chociaż sami są zapracowani. W efekcie zajmują się nieistotnymi sprawami, zaniedbując to, co dla nich najważniejsze. Trudności z organizacją czasu mają też osoby, które nie posiadają umiejętności porządkowania spraw. Kiedy nie potrafimy powiedzieć, co jest dla nas celem numer jeden, a co może poczekać, zaczynamy działać chaotycznie i tracimy kontrolę nad naszym życiem.

Monika Lewandowska/Uroda
SKOMENTUJ
KOMENTARZE (0)