 |
Zasada pierwsza i najważniejsza
Zredukuj czas poszukiwania dokumentu o połowę i zajmij się nim w momencie, w którym wpadnie Ci w ręce. Gdy zniknie gdzieś na biurku w stosie innych papierów będzie za późno. Połóż go tak, by był łatwo dostępny, w specjalnie przeznaczonej na nowe dokumenty półce/kuwecie, koszulce, stojącym pojemniku, bądź w zawieszanych teczkach. Możesz włożyć dokument od razu do koszulki z ustalonym kodem kolorystycznym: np. kolor czerwony na oznaczenie dokumentów pilnych, niebieski na oznaczenie spraw do rozpatrzenia, żółty na oznaczenie faktur i rachunków.
Zasada druga
Wybierz jednolity system przechowywania podręcznych dokumentów, zgodnie z własnymi preferencjami i przyzwyczajeniami. Najczęściej wybieranym w Polsce sposobem przechowywania bieżących dokumentów jest wpinanie do segregatorów. System ten jednak na ogół nie działa. Dlaczego? Dziurkowanie każdego dokumentu, bądź wkładanie go do koszulki, wpinanie do segregatora i odstawianie segregatora za każdym razem na półkę jest czasochłonne. Zajęłoby nam to co najmniej 2 godziny dziennie. Do przechowywania dokumentów podręcznych lepiej posłużą profesjonalne systemy, takie jak: otwarte półki/kuwety na biurko, stojące pojemniki na dokumenty oraz system archiwizacji zawieszanej.
Uwaga! Codziennie poświęć 10 minut pod koniec dnia pracy na uporządkowanie bieżących dokumentów.
Zasada trzecia
Co najmniej raz w miesiącu przejrzyj swój system przechowywania dokumentów podręcznych i wepnij nieużywane już, a potrzebne dokumenty do segregatora, a niepotrzebne wyrzuć. Nie zapominaj o używaniu przekładek tematycznych, które uporządkują twoją archiwizację wewnątrz segregatora.
Czy wiesz, że przeciętny pracownik biurowy:
- spędza 6 tygodni rocznie na szukaniu zagubionych dokumentów (wg. Wall Street Journal)
- tworzy 19 kopii tego samego dokumentu
- gubi 1 na 20 dokumentów
- używa jednego zszywacza raz na 5 lat
- używa jednej półki na biurko/kuwety na dokumenty raz na 5 lat
- używa jednego kosza na śmieci raz na 5 lat
- używa jednego dziurkacza raz na 5 lat
- używa jedynie 200 koszulek rocznie
(Dane na podstawie: PriceWaterhouseCoopers Survey, Gartner Group Survey, Work Habits 2005)
Chyba warto to zmienić.
Materiał: Esselte