O savoir-vivre w pisaniu maili pisze się nieustannie, bo kultura pisania wiadomości jest zmienna. Dziś wysyłasz maila z kropkami bez emotikon, bo tak poprawnie i profesjonalnie, jutro jesteś już dinozaurem. Jeśli chodzi o mailową etykietę, jesteśmy przekonani, że profesjonalizm = hiperpoprawność. Zapytałam znajomego Brytyjczyka, który pracuje w firmie zajmującej się nieruchomościami w tzw. warszawskim Mordorze, jak my, Polacy, piszemy maile po angielsku i czy jest się do czego przyczepić. Jak się okazuje, idzie nam to coraz lepiej.
1. Etykieta dworska
"Niektórych to śmieszy, mam kolegę kogo to denerwuje, a czasem nawet czyta na głos w biurze... Pozdrowienia są rodem z dworu Królowej Wiktorii". Czyli? Okazuje się, że chcemy dobrze, a wychodzi, że zbytnio się wysilamy. Zwłaszcza, jeśli poznaliśmy się już twarzą w twarz - darujmy sobie honory.
ONS.pl
Polacy stosują formy zbyt formalne i staromodne. Jeszcze gorzej, gdy na początku w ogóle nie pojawia się imię. Nie piszmy "Sir", "Mr." czy kombinacji "Dear Mr..." - to naprawdę przegięcie; "Hi XYZ", a nawet "XYZ" jest dobrą opcją, jeśli już się widzieliśmy. Jeżeli nie spotkaliśmy się twarzą w twarz, a mail jest pierwszą formą kontaktu, wystarczy napisać: "Dear XYZ".
My, Anglicy, takie formy za niegrzeczne i niemiłe. Jeśli widzimy maila zaczynającego się od "Dear Anne Smith" od razu traktujemy go jak spam.
2. Zima stulecia
Anglicy, choć słyną z dystansowania się do współpracowników i raczej nie są skłonni do wylewności, to podobno Polacy są mistrzami w chłodnych stosunkach. - Polacy są chyba przekonani, że jeśli wiadomość dotyczy spraw biznesowych, to powinien być opatrzony sztywnym słownictwem i profesjonalizmami po angielsku. Rozumiem to, bo kiedy nie mówimy w swoim języku, nie chcemy wyjść na niedouczonych, ale nadmierna elokwencja kojarzy się Brytyjczykom nie elokwentnie, a chłodno - tłumaczy mi znajomy,
Pamiętajmy, że biznes polega na tym, żeby robić dobre, przyjazne wrażenie i z takimi ludźmi chce się robić interesy. Kiedy mail będzie krótką notką o spotkaniu niczym nekrolog "Dear Mrs Anne, I hope you enjoy out meeting", to możecie być pewni, że Anne wcale nie będzie się uśmiechać na jego widok. Warto zachęcać do wymiany emocji i samemu się nimi dzielić - nie bójmy się.
ONS.pl
3. Mail ma załącznik - czemu o tym nie informujemy?
"Nic mnie tak nie denerwuje, jak informacja po tygodniu, że w mailu sprzed tygodnia był przecież ten załącznik..." - słyszę i się buntuję: jak to? Przecież to odruch bezwarunkowy, by poinformować adresata, że dołączamy przesyłkę. - Warto też zapytać z kurtuazji w następnym mailu, czy nie było problemów z formatem załącznika, żeby było wiadome, że zależy nam na profesjonalnym i miłym kontakcie - dodaje mój informator. Wystarczy kilka słów, radzimy zawsze dopisać:
Please find attached a document.
Please read the attached addendum, if necessary.
The details of this idea can be found in the file attached below.
4. Imię jest ważne
"Jeśli piszecie maila w języku angielskim, dodajcie proszę imię nad oficjalną stopką, która dołączana automatycznie!" - słyszę i nie rozumiem, bo ja w stopce mam imię i nazwisko, a potem stanowisko. Jak tłumaczy mi Anglik, imię na końcu wiadomości jest bardzo ważnym elementem korespondencji i nie może go zabraknąć.
Znajomi z brytyjskiej firmy czasem pytali mnie, o co chodzi, że w trakcie spotkań Polacy są życzliwi i uśmiechnięci, a potem w mailach podpisują się samą stopką, jakby trzeba było się do nich zwracać "członku firmy" zamiast np. "Jan".
Prawidłowy mail może wyglądać tak:
Alice,
Thanks for the meeting, see you soon!
Joanna
NIGDY nie powinien prezentować się tak:
Alice,
Thanks for the meeting, see you soon!
JoanDar Sp. z o.o.
Podnośniki koszowe
Jak poprawnie napisać maila służbowego?
5. Przekazywanie e-maila dalej, bez poinformowania o tym nadawcy
W Polsce przyjęło się żartobliwie mówić o funkcji "forward manager", czyli o kimś, kto przekazuje maila np. podwładnemu i w ten sposób pozbywa się problemu rozwiązania takiej sprawy. Jeśli chcesz już '"sforwardować" maila, to poinformuj o tym nadawcę, będzie mu łatwiej dotrzeć do osoby, która zajmie się jego pytaniem czy sprawą.
Takie sytuacje to chleb powszedni. Nie wiesz, czy ktoś zignorował twojego maila, czy rozwiązał, nic. Wystarczy, że napisze się, kto przejmuje sprawę lub przekazać wiadomość z kopią na nadawcę! Co ciekawe, największe braki w biznesowej etykiecie mają team leaderzy i zarządzający.
6. Brak autorespondera
Jak często sprawdzasz skrzynkę, kiedy czekasz na ważną odpowiedź? Gdy nie pojawia się po kilku dniach, zaczynasz się denerwować, wysyłasz po raz kolejny maila - bo może tamten wpadł do spamu, a tu okazuje się, ze polski współpracownik... poszedł na urlop. To prawda, że z urlopu musi się rozliczać z pracodawcą, ale dobre wychowanie nakazuje, by informować o tym też kolegów z pracy, nawet jeśli mieszkają na Wyspach.
- Najprościej ustawić autoresponder, nie wiem czemu Polacy ignorują tę przydatną funkcję - słyszę i kajam się, bo choć włączam autoresponder, to często... zapominam go wyłączyć!
ONS.pl
7. Polacy lubią się wściekać
"Wielu Polaków boi się kłócić z obcokrajowcem i wyjaśnić sprawę telefonicznie" - słyszę i zgadzam się z tym stwierdzeniem. - Wolicie wysyłać maile za z ustawieniem wysokiego priorytetu, wkurzać się, zamiast zadzwonić i się po ludzku dogadać".
Prawdą jest, że współpraca międzynarodowa, która jest w Polsce coraz częstszym zjawiskiem, opiera się na płynności i umiejętności kontaktowania się. Problem z przelewem? Niedosłanie raportu na prezentację, która ma się odbyć za godzinę? Nie warto pisać kolejnego ponaglającego maila, tylko lepiej chwycić za słuchawkę i powiedzieć o co chodzi.
Nie bójcie się przekląć po angielsku, jeśli sprawa ewidentnie zasługuje na taką reakcję!
8. Brak odpowiedzi NIE jest odpowiedzią
Moi brytyjscy znajomi próbowali przez godzinę dojść, dlaczego nie otrzymują zwrotnej odpowiedzi z biznesową propozycją skierowaną do jednej z firm meblarskich. Mieli dobrą ofertę, chcieli nawiązać współpracę z firmą, która reklamowała się jako międzynarodowa. Starałem się im tłumaczyć, że... Nie nie umiałem tego wytłumaczyć.
ONS.pl
Wstyd mi, bo czasem i ja ignoruję pewnie maile, bojąc się, że pociągną lawinę kolejnych, odwracających moją uwagę, wiadomości. Polacy nie cieszą się dobrą sławą, jeśli chodzi o reakcję na maile - nasi zachodni znajomi wcześniej sądzili, że "jesteśmy tak zapracowani" (ironia) i dlatego nie mamy czasu na napisanie nawet "Yes/No". Teraz... nie chcecie wiedzieć, co o takich osobach mówią. Mój kolega poradził mi i wam, żeby nawet jeśli nie mamy czasu na sensowną odpowiedź, wkleić te kilka słów jako reakcję na prośbę, że nikogo nie olewamy.
Sorry, I'm very busy right now. I will come back to you as soon as I can.
Czy zgadzacie się z tymi opiniami? Macie jakieś swoje spostrzeżenia? Dzielcie się opiniami w komentarzach i piszcie do nas na adres: waszehistorie@polki.pl.
Zobacz, czego nie należy robić na imprezie firmowej
