Istotą zaproszenia jest przekazanie dokładnej informacji na temat wydarzenia (dane adresata, dane gospodarza, okoliczność, data, godzina, miejsce, przydatne wskazówki dotyczące dojazdu, wymaganego stroju lub potraw, które należy przynieść ze sobą).
Zaproszenia powinny spełniać parę reguł, zarówno formalnych jak i związanych z zasadami dobrego wychowania i etyki towarzyskiej:
- powinny być schludne i miłe, zawierać wszystkie potrzebne informacje oraz wyrażać pragnienie zobaczenia danej osoby podczas wydarzenia;
- w przypadku prośby o odpowiedź zastosujmy skrót RSVP (z fr. repondez s'il vous plaît co oznacza „łaskawie proszę o odpowiedź”). Goście zostaną zobligowani do zadeklarowania swojego przybycia bądź nieobecności, co da nam informację o dokładnej liczbie uczestników przyjęcia;
- możemy umieścić na zaproszeniu swoje dane kontaktowe (np. telefon, zwłaszcza w przypadku RSVP) i zaznaczyć, że kontakt za pośrednictwem tego numeru jest możliwy w określonych godzinach, np. 17.00 – 20.00;
- dołączając do zaproszenia informację „tylko odmowy” dostaniemy informację jedynie od gości, którzy nie będą mogli przybyć;
- powinny zostać dostarczone do wszystkich gości w tym samym czasie, nawet do tych, z którymi już na ten temat rozmawialiśmy;
- jeśli decydujemy się na mail, oznacza to, że spotkanie jest mniej formalne. Należy pamiętać, że nie wszyscy regularnie korzystają z poczty i może zaistnieć konieczność telefonicznych potwierdzeń przybycia;
- jeśli przyjęcie posiada większą ilość gospodarzy, ich dane można umieścić na zaproszeniu według paru możliwych porządków: pierwsze jest zazwyczaj nazwisko osoby, u której odbywa się wydarzenie. Można zastosować porządek alfabetyczny, graficzny (naprzemiennie nazwiska dłuższe i krótsze) lub chronologiczny;
- informację o planowanej godzinie zakończenia imprezy umieszcza się zazwyczaj jedynie w przypadku przyjęć dla dzieci – jest to informacja dla rodziców, o której mają się stawić po odbiór pociech. Godzina zakończenia spotkania może być też konieczna przy wydarzeniu poprzedzającym inną uroczystość – np. koktajl przed pokazem mody lub lunch przed spotkaniem biznesowym. W innych wypadkach godzina zakończenia jest zbędna – w końcu to gość decyduje, kiedy opuścić przyjęcie;
- na zaproszeniu powinny znajdować się nazwiska wszystkich zapraszanych osób. Jeśli jest to małżeństwo, można zastosować skrót – „Pan i Pani Warzecha” lub „Państwo Warzecha z rodziną” – jednak najlepiej uściślić, o kogo nam chodzi, zwłaszcza gdy zapraszamy parę w nieformalnym związku. Oddzielnie zapisujemy także imię i nazwisko nastolatków. W przypadku luźniejszej formuły wystarczy informacja „z osobą towarzyszącą”;
- przy zaproszeniach telefonicznych również obowiązuje zwięzłość, informacyjność oraz pozostawienie możliwości wyboru i przemyślenia rozmówcy.
