Zwracając się do swojego wykładowcy pamiętajmy, że osoba ta nie jest naszą koleżanką lub kolegą i należy jej się szacunek. Dlatego zawsze utrzymujemy w takich sytuacjach formę korespondencji oficjalnej lub półoficjalnej (jeśli jest to nasz kolejny mail do danego adresata). Całkowicie rezygnujemy z wyznaczników korespondencji prywatnej. Z profesorem jest podobnie jak z przełożonym. Nawet jeśli nie zachowuje się wobec nas bardzo zasadniczo, w korespondencji służbowej zachowujemy wszelkie formy oficjalności.
Jak zacząć
Zaczynamy oficjalnie „Szanowny Panie Profesorze”, nie ma mowy o „Witam”. Dopiero w kolejnych mailach można nieco złagodzić naszą oficjalność. Pamiętajmy zawsze o precyzyjnym określeniu tematu maila. W pierwszym zdaniu powinniśmy przedstawić się: określić kierunek studiów, rok, grupę. Przedstawiając problem, zapytanie, prośbę należy unikać roszczeniowych sformułowań typu: niech, musi, powinna Pani/Pan szybko zrobić, a także wyrażeń potocznych. Użycie takich wyrażeń może tylko zniechęcić wykładowcę do naszej osoby.
Jeśli w mailu wysyłamy oficjalne pismo np. prośbę o przedłużenie sesji, to umieszczamy ją w załączniku. W treści maila ograniczając się jedynie do form grzecznościowych i informacji o załączniku. Unikajmy wysyłania maili do wykładowców z dziwnych adresów mailowych typu diablo56@ff, alusi6@kk, dragon@loo. Specjalnie dla celów korespondencji oficjalnej warto założyć sobie adres mailowy z imieniem i nazwiskiem.
Pozostałe rady
- Nie zapominajmy, że w mailach obowiązują te same zasady co w korespondencji tradycyjnej.
- Maile oficjalne do wykładowcy wysyłamy na jego adres służbowy. Nawet jak podał nam maila prywatnego, to lepiej wysłać swoją wiadomość na oficjalną skrzynkę. Mail prywatny będzie ostatecznością.
- Nie piszemy dużymi literami, gdyż oznacza to krzyk w internecie.
- Jeśli odpowiadamy na maila profesora, to swój list piszemy pod oryginałem, a nie nad nim.
- Nie powinniśmy odpowiadać w listach oficjalnych na poszczególne części maila. Robimy to całościowo nad oryginałem wiadomości.
- Jeśli treść naszego listu nie wiąże się z treścią otrzymanej wiadomości, nie możemy dopisywać nic nad oryginałem.
