E-maili służbowych nie możemy traktować w kategoriach komunikatu nieformalnego, ale jako formalną korespondencję z osobami, z którymi nie jesteśmy „na ty”. To, w jaki sposób zwracamy się do innych mailowo, jest nie tylko naszą wizytówką, ale także firmy, którą reprezentujemy. Dlatego warto zapamiętać i przestrzegać zasady mailowego savoir-vivre’u. Oto one:
Tytuł
Pamiętaj, aby zawsze wpisywać temat swojej wiadomości. Pozostawianie pustego miejsca jest wyrazem lekceważenia swojego odbiorcy i sygnalizuje, że nie chcieliśmy poświęcić mu dostatecznej ilości czasu w trakcie pisania maila. Tytuł powinien także dokładnie sygnalizować treść maila, nie powinien wprowadzać w błąd. Ma być konkretny i rzeczowy. Przesyłając przykładowo harmonogram konferencji w tytule powinniśmy napisać „Harmonogram konferencji X”, a nie „Róża wiatru” od restauracji, w której się ona odbędzie. Kiedy nie doprecyzujemy nagłówka naszej wiadomości, adresat może uznać ją za spam i w ogóle jej nie odczytać. Zwłaszcza, jeśli codziennie dostaje mnóstwo maili z różnymi ofertami sprzedaży i usług.
Pierwsze zdanie
W pierwszym słowie musimy imiennie zwrócić się do naszego odbiorcy. Jeśli jest to nasz kolega lub koleżanka, z którymi znamy się dobrze, to zwracamy się do nich po imieniu: „Piotrze, dziękuję za przesłanie umowy”, „Anno, w załączniku przesyłam Ci informacje, o które prosiłaś”. Do osób wyższego szczebla i nieznajomych zawsze zwracamy się per „pan”, „pani” albo „panie dyrektorze” plus nazwisko. To samo dotyczy osób, których nie znamy osobiście, a korespondujemy z nimi mailowo nawet dłuższy czas.
