Dla wielu osób doba jest zdecydowanie za krótka. Zwłaszcza że – by zachować formę – 8 godzin trzeba poświęcić na sen. A co z pozostałym czasem? Dzielimy go na obowiązki i, w mniejszej części, na relaks. By tego ostatniego było jak najwięcej, wystarczy podnieść wydajność pracy i nauczyć się ją lepiej planować. Bez względu na to, czy pracujesz w firmie czy w domu (czy też robisz na obydwa te etaty), możesz posłużyć się metodami menedżerów. Oto przystosowany na prywatne potrzeby program 60/25/15.
1. Dobra ocena sytuacji to podstawa
Załóżmy, że codziennie poświęcasz na pracę 10 godzin. Według specjalistów od zarządzania czasem 60 procent (czyli w tym przypadku 6 godzin) powinny ci zająć czynności najważniejsze – zaplanowane. 25 procent czasu (czyli 2,5 godziny) to rezerwa na obowiązki, których nie dało się przewidzieć. Pozostałe 15 procent (1,5 godziny) możesz przeznaczyć na działania spontaniczne (ale także związane z pracą). Jak to wygląda w praktyce?
- Zajęcia zaplanowane to w domu np. sprzątanie mieszkania, gotowanie obiadu, pomaganie dzieciom w odrabianiu lekcji.
W pracy zaś – umówione spotkania, przygotowywanie raportów czy innych zleconych z wyprzedzeniem zadań.
- Zajęcia nieoczekiwane – mogą się do nich zaliczać np. przygotowanie przekąski dla niezapowiedzianych gości, łatanie spodni dziecka, które właśnie wróciło ze szkoły z dziurą, czy usuwanie na świeżo plam na obrusie. W pracy takie sytuacje to np. nieumówione wcześniej spotkania z klientami, rozmowa z szefem albo zlecone przez niego pilne dodatkowe zadanie.
- Zajęcia spontaniczne – zarówno w domu, jak i w pracy – to przede wszystkim rozmowy telefoniczne, przeglądanie stron internetowych, wymyślanie nowych rozwiązań.
Rada dla ciebie:
Jeśli zajęcie zaplanowane zajmują ci więcej niż 60 procent czasu przeznaczonego na pracę, oznacza to, że albo masz zaległości (nasz program pomoże ci je nadrobić), albo za dużo obowiązków. W tym drugim przypadku najlepszym rozwiązaniem jest przekazanie choć części spraw domownikom lub współpracownikom. To niemożliwe? W takim razie naprawdę pilnie przeczytaj dział o indywidualnym planowaniu zadań.
2. Twój prywatny biznesplan
Stworzenie grafika na następny dzień zajmie ci 10–20 minut. Czas ten potraktuj jak inwestycję – bo zwróci ci się z nawiązką.
- Najpierw spisz wszystkie czekające cię obowiązki. Na początku listy umieść pozycje najważniejsze i najtrudniejsze.
- Przy każdym zadaniu zanotuj przewidywany czas potrzebny na jego wykonanie – lepiej niech będzie go trochę za dużo, wtedy nie będziesz się stresować, że znowu z czymś nie zdążysz. Nie przesadzaj jednak i nie rezerwuj 10 minut na rozładowanie zmywarki czy skserowanie jednego dokumentu. Na to w zupełności wystarczą 3 minuty.
- Oceń sposób realizacji – w trakcie niektórych prac można wykonywać inne. Gdy np. uruchomisz pralkę, możesz pójść gotować obiad, a podczas drukowania kilkusetstronicowego raportu masz mnóstwo czasu np. na sprawdzenie faktur czy przygotowanie jakichś innych dokumentów. Uwzględnij to w swoim planie!
Rada dla ciebie:
Pamiętaj, by zapełniać grafik tylko w 60 procentach. Pozostałe 40 proc. niech zostanie na zadania nieoczekiwane i spontaniczne, czyli niemożliwe do zaplanowania.
3. Pora na zwiększenie wydajności
Godziny pracy to jedno, a sposób ich wykorzystania – drugie. Nie każdy człowiek ma taką samą wydajność o tej samej porze. Dlatego ustal, czy jesteś sową czy skowronkiem? Skowronek wcześnie kładzie się spać, lecz budzi o poranku i to właśnie wtedy ma najwięcej energii. Jeśli ten opis pasuje do ciebie, na wykonanie najtrudniejszych i najważniejszych spraw zarezerwuj sobie godziny przedpołudniowe.
Masz zwyczaj siedzieć do późnej nocy, ale o poranku jesteś nieprzytomna? W takim razie należysz do sów. Najwydajniej pracują one późnym popołudniem. Dlatego ty także tę porę przeznacz na wymagające skupienia i silnego zaangażowania obowiązki. Co oprócz tego warto jeszcze zrobić?
- Co godzinę rób sobie 5–10-minutową przerwę – po niej łatwiej będzie ci się skoncentrować, więc szybciej skończysz to, co robisz.
- Gdy czujesz senność, spadek formy (np. po posiłku), podejmij się realizacji lżejszego zadania (przynajmniej będziesz w stanie je wykonać). Do poważniejszych spraw wróć wtedy, gdy poczujesz ponowny przypływ sił.
Rada dla ciebie:
Nie pozwól się odrywać od pracy. Specjaliści od zarządzania czasem udowodnili, że wielokrotne niezaplanowane przerwy wydłużają pracę nawet o 28 procent. To tzw. efekt piły. Polega na tym, że tracisz czas nie tylko na każdy niezaplanowany przerywnik, ale także na to, by ponownie wciągnąć się w to, co robiłaś. By uniknąć takiej sytuacji, możesz po konsultacji
z domownikami czy współpracownikami wprowadzić tzw. cichą godzinę. W jej trakcie nie będziesz przyjmować żadnych interesantów czy gości, rozmawiać przez telefon, słuchać radia itp. – w 100 procentach poświęcisz się własnej pracy.
Uwaga! Cicha godzina powinna wypadać wtedy, gdy wykonujesz najpoważniejsze zadania.
Nawet najlepiej przygotowany plan może okazać się niemożliwy do zrealizowania, jeśli masz źle przygotowane stanowisko pracy. Aby stwierdzić, czy właśnie nie to jest twoim problemem, przeprowadź krótki test.
W domu sprawdź, ile sekund potrzebujesz na znalezienie np. przyprawy (np. pieprzu) albo ile czasu zajmie ci odszukanie nadających się do włożenia rajstop (nie mogą mieć nawet małego oczka) W pracy – zobacz, ile zajmie ci znalezienie na biurku długopisu czy ważnego dokumentu. Dobry wynik to 0 sekund! Jeśli nie potrafisz natychmiast namierzyć potrzebnej ci rzeczy, to znak, że pora posprzątać.
- Zastosuj zasadę: odłóż na miejsce albo wyrzuć. Porządki zacznij od pozbycia się śmieci. Potem przejrzyj pozostałe rzeczy. Zamiast jednak przekładać je ze stosu na stos, odkładaj od razu na przypisane im miejsce. Później – już
w trakcie pracy – nadal staraj się trzymać tej zasady.
- Stań się minimalistką. Naprawdę nie ma potrzeby trzymać na biurku 15 długopisów czy upychać w kuchennej szufladzie 5 rozpieczętowanych torebek z zielem angielskim.
- Na koniec każdego dnia przygotuj stanowisko – tak byś nazajutrz mogła od razu zabrać się do pracy.
Rada dla ciebie:
Zainwestuj w artykuły, które pomogą ci w organizacji przestrzeni. Do domu kup kosze (np. na bieliznę) i pudełka (np. na przybory do szycia). W firmie poproś o zamówienie koszulek na dokumenty i segregatorów. Opisz je tak, żebyś od razu wiedziała, co włożyć do środka.
5. Na koniec – odpowiednia motywacja
Nic tak nie mobilizuje do działania, jak wizja awansu, podwyżki czy uznania rodziny. Ale doskonałą zachętą do pracy są także drobne, prowokowane przez ciebie samą działania.
- Gdy uporasz się już z jakimś zadaniem, zafunduj sobie małą nagrodę, np. w ramach przerwy przekąś smakołyk, wypij dobrą kawę, utnij pogawędkę z koleżanką. To poprawi ci nastrój i zachęci do dalszego działania.
- Informuj o swoich planach. To pomaga trzymać się w ryzach. Jeżeli np. zapowiesz mężowi, że zrobisz na obiad jego ulubiony gulasz, będzie ci głupio po raz kolejny serwować spaghetti (które zrobiłaś naprędce, bo wcześniej oglądałaś jakiś serial). Podobnie w pracy – gdy obiecasz, że np. skończysz kurs dokształcający, będziesz rzeczywiście chciała to zrobić, by nie wyjść na gołosłowną, no i podnieść kwalifikacje.
Rada dla ciebie:
Poproś bliskich, by cię wspierali. Życzliwy doping męża czy koleżanki z pracy będzie nieoceniony, gdy np. znowu zaczniesz odkładać jakieś zadanie, choć przysięgłaś sobie, że dziś się z nim uporasz.
