Rozmowa Kwalifikacyjna - przykładowe pytania

Pytanie hipotetyczne

Oto hipotetyczna sytuacja, wymyślona na użytek rozmowy kwalifikacyjnej z kandydatami na stanowisko dyrektora ds. marketingu i public relations w niewielkiej firmie meblarskiej:

Jest 9:30 rano. O 10:00 masz spotkanie z handlowcami regionalnymi, które odbywa sie raz na trzy miesiące, a niektórzy uczestnicy, by wziąć w nim udział, muszą dojechać z daleka, co więcej, omawiane będą na nim pewne ważne kwestie. Umówiłeś się na godzinę 11:00 z dyrektorem finansowym, aby przedyskutować z nim budżet na rok następny. Spotkanie będzie trwało aż do lunchu, po którym masz porozmawiać indywidualnie z trzema handlowcami na temat spraw związanych z regionem. O 15:30 masz spotkanie z dyrektorem naczelnym.

Odebrałeś właśnie telefon od dziennikarki, piszącej duży artykuł na temat mebli, która chce opisać w nim produkty Twojej firmy. Potrzebuje szczegółowych informacji, jest przy tym zaniepokojona, bo rok temu ukazał sie artykuł, w którym kwestionowano jakość waszych wyrobów. Poprosiła o faks z odpowiedziami na kilka pytań i wysłanie kogoś z najnowszymi broszurami (siedziba wydawnictwa znajduje sie kilka ulic dalej), zapowiedziała też, że o 10:30 zadzwoni znowu, mając nadzieję na dłuższą rozmowę. Artykuł idzie do druku wieczorem. Jak postąpisz?

Odpowiedź

Jak w każdej sytuacji, jest wiele dodatkowych szczegółów, których znajomość ułatwiłaby udzielenie odpowiedzi. Dodatkowe punkty należą sie kandydatowi, który zada rozsądne pytania. (Czy już ktoś rozmawiał z tą dziennikarka? Jak opiniotwórcza jest ta gazeta? Czy ktoś inny mógłby poprowadzić spotkanie? Jak ważne jest spotkanie z dyrektorem naczelnym? itp.).

Można uznać, że idealnie byłoby rozwiązać tę hipotetyczną sytuację w sposób następujący:

Należy wysłać faks i posłańca z informacjami, o które prosi dziennikarka. Ponieważ artykuł może mieć krytyczną wagę dla firmy, należy dołożyć wszelkich starań i użyć wszelkich środków, żeby wywrzeć na autorce jak najlepsze wrażenie. Powinno sie zaproponować spotkanie podczas wczesnego lunchu w celu przedyskutowania publikacji, zwłaszcza tego, jak wiele sie zmieniło od czasów tamtego feralnego artykułu — można opowiedzieć o zdobytych nagrodach itp. Reszta dnia powinna zostać podporządkowana spotkaniu z dziennikarką. Należy rozpocząć spotkanie, wyjaśnić sytuację i rozdzielić miedzy członków zespołu punkty programu do poprowadzenia. Trzeba zadbać o to, by dyrektor naczelny i dyrektor finansowi wiedzieli, co sie dzieje — dyrektor finansowy być może będzie mógł poprowadzić spotkanie. Należy przesunąć godziny indywidualnych spotkań z handlowcami i z dyrektorem naczelnym. Na lunch z dziennikarka należy zarezerwować stolik w pobliskiej restauracji cieszącej się dobrą opinią.

Odpowiedź udzielona przez kandydata powinna zostać oceniona w skali od 1 do 10.

Trzeba pamiętać, żeby stosować zarówno otwarte, jak i zamknięte pytania. Zamknięte pytania zadaje się w celu ustalenia konkretnych faktów:

Kiedy zdobył/a pan/pani uprawnienia biegłego księgowego?
Czy został/a pan/pani z ostatniej posady zwolniony/a w trybie dyscyplinarnym?

Jeśli pożądane jest, żeby kandydaci udzielili szerszych informacji i generalnie bardziej się otworzyli, zadaje się pytania o charakterze otwartym:

Dlaczego zdecydował/a się pan/pani na odejście z poprzedniego miejsca pracy? Co podoba się panu/pani w pracy z klientami?
Jakie cechy według pana/pani najlepiej predysponują pana/panią do objęcia kierowniczego stanowiska?
Proszę opowiedzieć mi o problemach, z jakimi się pan/pani spotkał/a, pełniąc funkcję kierowniczą.
Jak poradził/a sobie pan/pani z przejściem z pracy w sektorze budżetowym do pracy w sektorze prywatnym?
Kiedy pan/pani zrozumiał/a, ze jego/jej prawdziwym powołaniem jest praca przy szkoleniu innych?

Im większe doświadczenie ma prowadzący, tym lepiej opanuje sztukę mieszania pytań otwartych (których powinna być większość) z zamkniętymi. Na przykład, prowadząc rozmowę z kandydatem ubiegającym się o stanowisko kierownicze, powinno się zadawać otwarte pytania o doświadczenia w kierowaniu zespołem i opinie na temat tego, jak to się powinno dobrze robić. W międzyczasie warto wtrącić zamknięte pytania o to, jak długo kandydat pracował na kierowniczym stanowisku i czy był karany naganą przez pracodawcę za źle wykonaną pracę, niewłaściwe nastawienie czy spóźnianie się do pracy.

Jeśli prowadzący chce poznać szczegóły życiorysu zawodowego kandydata, prawdę o jego nastawieniu i stosunku do pracy, zadaje pytania badające. Jeśli na przykład zauważy niewielką niezgodność między data odejścia z jednej firmy a datą zatrudnienia w drugiej i wyczuje, że okoliczności odejścia nie były zbyt przyjazne, może wybadać sytuację, zadając takie pytania:

Z tego, co pan/pani mówi, wnioskuje, że nie był/a pan/pani zupełnie zadowolony/a z pracy w „Hamulce Jankowski”. Jak długo szukał/a pan/i okazji do zmiany miejsca pracy?
Czy ma pan/pani jakieś powody, by uważać, że pański przełożony był z pana/pani pracy niezadowolony? Musze tu zaznaczyć, że być może poprosimy go o opinie na pana/pani temat.
Czy odszedł/odeszła pan/pani z pracy dobrowolnie, czy został/a zwolniony/a?
Czy pomiędzy odejściem z „Hamulce Jankowski” a zatrudnieniem się w „Układy Wydechowe Malon” miał/a pan/pani jakąś przerwę w pracy?

Doświadczeni prowadzący zwykle badają, po prostu zachęcając kandydatów, którzy skończyli odpowiadać na pytania, „proszę mówić dalej” lub „proszę opowiedzieć mi o tym coś więcej” lub pytają „czy był jakiś inny powód”, po czym pozwalają kandydatowi rozwinąć odpowiedź. Dzięki takim sztuczkom albo wychodzi na jaw cała prawda, albo tez kandydaci wpadają w pułapkę własnej nieprawdomówności. To kolejny dobry powód, dla którego ważne jest, by rozmowę kwalifikacyjną przeprowadzały dwie osoby, tak żeby jedna mogła badać dalej, podczas gdy druga notuje uwagi. Takie metody mogą się wydawać podobne do policyjnych metod przesłuchiwania świadków, ale są niezbędnym zabezpieczeniem pozwalającym na wyłapanie kluczowych faktów, mogących wpłynąć na ostateczna decyzje.

Ostatnia uwaga na temat przeprowadzania rozmów kwalifikacyjnych: przez cały czas prowadzący muszą być uprzejmi. Nie powinni przerywać kandydatom ani pomagać im w odpowiedziach, chyba że kandydaci są młodzi, zdenerwowani lub niedoświadczeni i jest im potrzebne wsparcie. Niepotrzebne lub zbyt agresywne badanie kandydata może zniechęcić do podjęcia pracy w firmie, której kierownictwo jest nieuprzejme, zbyt podejrzliwe albo jedno i drugie. O uprzejmym traktowaniu kandydata nie należy zapominać nawet po zakończeniu rozmowy, trzeba wtedy upewnić się, ze nie ma żadnych dodatkowych pytań, poinformować jasno na temat następnego etapu rekrutacji i podziękować za przybycie. Osobom, które zdają się być mocnymi kandydatami, warto zaproponować krótką wycieczkę po zakładzie, zwłaszcza jeśli jest to zakład produkcyjny.