Każde pismo reklamacyjne powinno zawierać dokładne oznaczenia stron. Podajemy swoje dane, po to by sklep lub serwis mogli się z nami skontaktować i poinformować o powziętej przez nich decyzji. To samo dotyczy przedsiębiorcy, do którego składamy reklamacje. Niekiedy dość trudno jest to rozróżnić.
Jeżeli przykładowo chcemy zareklamować niedziałający telefon komórkowy, to możemy pismo reklamacyjne zaadresować bądź do sklepu, w którym go kupiliśmy bądź do serwisu gwarancyjnego.
Jeżeli natomiast nasza reklamacja będzie dotyczyła nieprawidłowo świadczonej usługi, kłopoty z zasięgiem, przerywane połączenie to wówczas reklamacje składamy do operatora.
Ważne abyśmy pamiętali o dacie. Jeżeli przykładowo reklamujemy wycieczkę, a pismo składamy bezpośrednio w biurze podróży, to od tego momentu będzie liczył się termin na jej rozpatrzenie. W przypadku natomiast listownego wysyłania pisma, termin ten będzie się liczył od momentu doręczenia, czyli od dnia w którym organizator turystyki ten list odebrał.
Najważniejszą częścią reklamacji jest określenie co zostało źle wykonane. W sytuacji, gdy chcemy zareklamować nieprawidłowo wykonany remont mieszkania albo nieodpowiednio naprawione buty powinniśmy szczegółowo wskazać na czym wady polegają. Samo stwierdzenie, że coś jest źle zrobione albo ma usterkę nie jest wystarczające i może powodować, że nasza reklamacja zostanie odrzucona.
Kolejnym bardzo ważnym punktem w piśmie reklamacyjnym jest wskazanie naszego żądania. W przypadku dochodzenia odszkodowania od banku za nienależyte wykonanie czynności bankowych powinniśmy określić jakiej dokładnie kwoty się domagamy. W ten sposób druga strona będzie musiała się do tego ustosunkować, a nie sama nam coś proponować.
Jeżeli z przepisów prawa ani regulaminu danego jeżeli nie wynika termin, w jakim powinien rozpatrzeć naszą reklamacje, to sami powinniśmy go wskazać. Przykładowo chcemy zareklamować usługę pralni chemicznej. W takim wypadku sami musimy wskazać termin na dokonanie np. ponownego czyszczenia. Jeżeli pralnia się z niego nie wywiąże, to przysługują nam kolejne roszczenia (w uzasadnionych przypadkach nawet odstąpienie od umowy).
Na koniec nie można zapomnieć o podpisie.
