Czy tak wypada? Czyli grzechy i wyrzuty sumienia.
Często mamy świadomość, jak powinniśmy się zachować w sytuacjach biznesowych, ale zdarza nam się nie stosować do kanonów postępowania. E-mail i telefon to nasze główne narzędzia komunikacji. Jak z nich korzystamy? 60% badanych oddzwania na nieodebrane połączenie najszybciej, jak to możliwe. Aż 31% badanych przyznaje, że tego, nie robi, choć wie, że powinna. 66% osób dzwoniąc do kogoś pyta, czy osoba po drugiej stronie słuchawki może rozmawiać, natomiast prawie ¼ ma wyrzuty sumienia, ponieważ tego nie robi.
Telefonów służbowych w sprawach prywatnych (35%) i na urlopie (37%) używamy dość powszechnie. Popularne jest także odbieranie telefonów podczas spotkań – tak odpowiedziało aż 27% badanych. 39% z kolei, odbiera telefon, nawet gdy nie może rozmawiać, po to, by poinformować o tym dzwoniącego. Tylko 68% badanych odbierając telefon przedstawia się, a 19% wie, że tak powinno robić, ale tego nie czyni.
Bardzo często korzystamy z poczty e-mail w codziennej pracy, jednak nie wszyscy stosują udogodnienia zwiększające komfort współpracy i komunikacji. Tylko 20% badanych przyznało, że informuje adresatów wiadomości, o tym, że „odpisze później”, gdy nie może odpisać od razu. Nie mamy w zwyczaju pytać o pozwolenie na wysłanie dużego załącznika – tak robi tylko 27% respondentów. Mniej niż ¼ badanych załącza wizytówkę i stopkę do wysyłanych wiadomości, chociaż wszyscy przyznają, że to bardzo ułatwia komunikację. Dość powszechne jest wysyłanie maili bez tytułu (20%) co utrudnia potem odszukiwanie korespondencji.
Dyskusyjną kwestią jest używanie emotikonów w korespondencji służbowej. ¼ badanych twierdzi, że używa emotikonów, prawie tyle samo – że nie powinno się tak robić, ale czasem im się zdarza. Według 40% osób prowadzących własną działalność gospodarczą i 46% pracujących zawodowo lista adresatów w e-mailu powinna być wypisana alfabetycznie. 15% badanych twierdzi, że należy zachować hierarchię zawodową. Pojawiły się także głosy, że powinna być zawsze ukryta (23% - osoby prowadzące swoja działalność, 14% -osoby pracujące w firmie). Część z nas uznaje kolejność za mało istotną kwestię.
W przypadku odpisywania na korespondencję mailową głosy są podzielone: inne zdanie mają właściciele firm a co innego myślą pracownicy. Ponad ¼ właścicieli firm wskazało, że na maile należy odpisywać do końca tego samego dnia. Niemal tyle samo uważa, że ma na odpowiedź 24 godziny (27%). Podobne zdanie mają osoby pracujące zawodowo, choć tutaj większy procent twierdzi, że ma czas na odpowiedź do końca tego samego dnia. 21 % uważa, że ma 24 godziny i niemal tyle samo, że należy odpisać od razu. Więcej osób prowadzących działalność uważa, że nie czuje obowiązku odpisywania na e-maile (9%). Tego samego zdania jest tylko 5% osób pracujących w firmach.
Polki o pracy - forum >>
Precedencja w pracy, czyli kto pierwszy?
Aż 58% ankietowanych stwierdziło, że przedstawiłoby w pierwszej kolejności żonę szefowi w przypadku spotkania. Więcej niż co trzecia osoba wskazała, że przy spotkaniu przedstawiłaby przełożonego bliskiej osobie, zamiast na odwrót. Eksperci natomiast uważają, że szefa można przedstawić bliskiej osobie jedynie w sytuacjach towarzyskich. W sytuacjach biznesowych, natomiast, zgodnie z zasadą precedencji najważniejszy jest zawsze klient.
Gdy mowa o przepuszczaniu w drzwiach, ważniejsza jest dla nas płeć niż status zawodowy (np. czy ktoś jest dla nas np. klientem). Większość z nas jest zdania, że w drzwiach zawsze najpierw należy przepuścić kobietę.
Kwestią kontrowersyjną okazały się być powitania. Zgodni jesteśmy, że to przełożony pierwszy podaje rękę, jednak dzieli nas temat tego, kto pierwszy mówi „dzień dobry”. Część z nas uważa, że przełożony drugi mówi “dzień dobry” i jako pierwszy podaje rękę. Co ciekawe ta druga możliwość była częściej wskazana przez osoby nie będące właścicielami firm, ale w nich pracujące (40%).
Najmniej spornym tematem okazał się najlepszy moment na wręczanie wizytówek. Zdecydowana większość badanych twierdzi, że wizytówki należy wręczać na koniec spotkania (67% pracujących w firmach, 60% - właścicieli).
To właśnie spotkania są tematem wymagającym od uczestników zachowania szczególnej uwagi. Wśród badanych 24% ucisza osoby mówiące nie na temat, nieco więcej bo 26%, mimo tego, że wie iż powinno tak robić nie stosuje tego. Co ciekawe, tyle samo spośród badanych twierdzi, iż nie wypada uciszać kogoś, ale czasem im się zdarza. Większość z respondentów uważa za wskazane wplatanie drobnych żartów, żeby rozluźnić atmosferę spotkań (55% tak robi, 21% twierdzi, że powinno ale nie zawsze się udaje). Aż 67% uznało także spotkania za taką formę komunikacji, dzięki której można uniknąć nieporozumień. Z kolei najbardziej konfliktogenną formą są według badanych sms-y i portale społecznościowe.
Jak się okazuje, w piątki przychodzimy do pracy ubrani tak jak w resztę dni tygodnia – 84%. Tylko 10% badanych przyznaje się, że stosuje się do zasady casual friday.
„To jedno z lepszych badań, jakie trafiły do mnie, gdyż ich wyniki są wyśmienitym przyczynkiem do dyskusji na niemal każdej konferencji lub warsztatach, ale i podczas narady dotyczącej kultury organizacyjnej” – mówi Robert Krool, ekspert w dziedzinie przywództwa i budowania strategii, doradca-coach szeregu osób publicznych, członków zarządów, dyrektorów renomowanych korporacji i przedsiębiorców. "Badania ujawniają rozdźwięk pomiędzy wiedzą o zachowaniach, na przykład, biznesowych podczas komunikacji, a zwyczajnymi opiniami i poglądami ludzi. To jakby potwierdza dzisiejszą aktualność starej maksymy S.J.Leca: nie wystarczy mówić do ludzi. trzeba jeszcze mówić do rzeczy.” – dodaje.
Co do czego?
Wszyscy korzystamy dość powszechnie z poczty e-mail (94%), telefonu (86%), SMS (61%) , videokonferenecji (16%), a nawet portali społecznościowych (24%) w życiu zawodowym. Pomimo popularności nowych technologii wciąż jednak w najważniejszych kwestiach wolimy spotkać się osobiście z pracownikami, szefem czy kontrahentem (41%). Okazuje się, że dla każdej z form komunikacji znaleźliśmy najlepsze zastosowanie. Poczta e-mail dla ankietowanych jest najlepszym sposobem komunikacji do przesłania ofert handlowych, zaproszeń, życzeń świątecznych (dla kontrahentów i klientów). Z kolei nie jest właściwa do przepraszania, usprawiedliwiania się, przekazywania pochwał i wyrazów uznania, czy też pouczeń. Te sprawy według ankietowanych najlepiej jest załatwiać na spotkaniach. Także na nich powinno się negocjować warunki umów, rozwiązywać problemy, zbierać pomysły na działania. Przepraszać (np. za niedotrzymanie terminu) w sytuacjach służbowych można przez telefon - tak wskazuje ponad 50% badanych. To również właściwa forma np. dla sprawdzania na jakim etapie są zlecone zadania (43%), a także odwoływania spotkań (51%). Telefonu powinniśmy używać także, gdy mamy prośbę o przysługę (49%). Z kolei za stosowne uważamy używanie komunikatorów tekstowych (typu gadu-gadu, chat) w roboczych ustaleniach dotyczących codziennej pracy.
Powszechne stało się korzystanie z TV jako źródła informacji w pracy zawodowej. Wg najnowszych badań UPC Polska, niemal co drugi prowadzący firmę ogląda w pracy telewizję. Wśród pracujących zawodowo niecała ¼. Około połowa z tych osób ogląda TV poprzez Internet.