Wielu z nas maile pisze w zasadzie codziennie. Kilka, kilkanaście, a niektórzy kilkaset dziennie! Nie przywiązujemy już tak dużej wagi do treści, zasad pisowni, czy składni. Dlaczego? Bo żyjemy w na tyle szybkich czasach, że nie mamy chwili, aby o tym myśleć. Poznaj 5 najczęstszych błędów, które robimy, pisząc maile.
WIDEO…
1. Adres mailowy
Zacznijmy od początku. W pracy zapewne wysyłasz wiadomości z maila służbowego. Tutaj więc nie ma problemu z nazwą maila. Jeśli jednak piszesz coś z maila prywatnego (np. wysyłasz swoje CV lub piszesz do wykładowcy), warto zadbać o to, aby domena, z której wysyłasz wiadomość, nie była zbyt infantylna. Zapomnij o wysyłaniu wiadomości z adresu "misia@amorek", "andzia.buziaczek@amorek.pl"!
2. Powitanie w mailu
Zasady savoir-vivre głoszą, że zaczynanie wiadomości od słów "Witam!" jest niekulturalne. Dlaczego? Bo sugeruje, wyższość nadawcy nad odbiorcą. Wiele osób zwyczajnie w świecie się obraża i nie odpisuje na wiadomość. Jak więc lepiej zacząć maila? To zależy, do kogo piszesz i jakie masz z tą osobą relacje. Najwięcej problemów mamy z napisaniem maila do szefa albo nauczyciela akademickiego. Maila do pracodawcy możesz zacząć od "Dzień dobry", do wykładowcy - "Szanowna/y Pani/Panie Profesorze".
Poznaj zasady savoir-vivre'u w pracy
3. Temat
Największym błędem jest wysłanie maila bez tematu. Taka wiadomość nie przykuwa uwagi. Temat to jakby tytuł, który sugeruje, co jest w środku. Warto o nim pamiętać, aby nasza wiadomość nie wpadła do kosza albo nie została usunięta przez odbiorcę.
Kto jako pierwszy powinien zaproponować przejście na "ty"? Szef czy pracownik?
Zobacz także:
4. Treść
Mail to jakby nie patrzeć informacja, którą przekazujemy drugiej osobie. Ważne, aby została podana w odpowiedni sposób. Czego unikać? Wielkiej ściany tekstu. Kilkanaście linijek treści, którą ciężko przeczytać i jeszcze ciężej zrozumieć to poważny błąd. Zamiast tego lepiej podziel treść maila na kilka akapitów, a najważniejsze rzeczy wypunktuj lub wybolduj.
5. Podpis
Błąd z podpisem należy do najczęstszych nieświadomych grzechów, które popełniamy, wysyłając maila. Zwykle piszemy tak:
Pozdrawiam,
Jan Kowalski
... a to błąd! Przecinek jest tu zbędny. Zapis powinien wyglądać tak:
Pozdrawiam
Jan Kowalski
