Podstawowe zasady pisania e-maili

E-maile kojarzą się większości z nas z szybkością i luzem, w przeciwieństwie do listów wysyłanych drogą tradycyjną. Jednak wielu z nas zapomina przy tym, że nawet w świecie Internetu obowiązują jakieś zasady.

XXI wiek to czas Internetu i wiadomości elektronicznych. Większość z nas zapewne przesyła teraz swoja korespondencję drogą internetową, a nie przez pocztę, niezależnie od tego czy są to wiadomości skierowane do przyjaciół, czy tez do partnerów biznesowych. Internet zapewnia szybkość przekazu, co jednak nie jest równoznaczne z tym, że każda wysłana informacja trafi do adresata. E-maile, podobnie jak listy, gubią się czasami, na to jednak nie mamy wpływu. Za to z pewnością mamy wpływ na styl i formę wysłanej wiadomości.

Zobacz także: Podstawowe błędy w mailach

Oto kilka zasad, o których warto zawsze pamiętać

  • forma e-mailu powinna być tożsama z formą listu tradycyjnego, tj. że nie można pominąć żadnej części składkowej wiadomości:
  1. w prawym górnym rogu zapisujemy datę oraz nazwę miejscowości, z której list zostanie przesłany;
  2. w lewym górnym rogu można zapisać swoje imię oraz nazwisko, adres oraz ewentualnie telefon kontaktowy (ten zapis obowiązuje wyłącznie w e-mailach oficjalnych);
  3. wiadomość rozpoczynamy od zwrotu grzecznościowego: Szanowny Panie/ Szanowna Pani, Drogi…, itp.;
  4. wiadomość kończymy zwrotem: Z poważaniem, Z wyrazami szacunku, Pozdrawiam, itp.;
  • podobnie jak w liście klasycznym, formy: tobie, ciebie, zapisujemy z dużej litery (w ten sposób wyrażamy swój szacunek wobec osoby adresata);
  • w e-mailach powinni się stosować podstawowe zasady składniowe i gramatyczne, tj.:
  1. zdanie rozpoczynamy dużą literą, a kończmy je odpowiednim znakiem przystankowym, tj. kropką, wykrzyknikiem lub znakiem zapytania;
  2. nie wolno zapisywać całej wiadomości wyłącznie małymi lub wielkimi literami (jest to nie tylko nieestetyczne i trudne do odczytania, ale i wyraża brak szacunku wobec osoby adresata);
  3. nie można opuszczać polskich znaków, tj. ą, ę, ć, ś, ó (oczywiście zasada ta nie dotyczy osób, które nie są w stanie się do niej zastosować z przyczyn od siebie niezależnych, np. dlatego że posiadają pocztę na zagranicznym portalu, na którym nie ma dostępu do polskiej czcionki);
  • jeżeli chcemy odpowiedzieć na wiadomość przesłana, możemy posłużyć się przyciskiem „Odpowiedz” – jednak w tym przypadku należy usunąć całą wiadomość, którą nadawca skierował do nas; przesłanie swojej odpowiedzi wraz z wiadomością tej drugiej osoby jest nieeleganckie;
  • e-maile nie są najlepszą formą przekazu, jeżeli pragniemy przesłać komuś życzenia urodzinowe czy świąteczne, a już tym bardziej kondolencje; wiadomości elektroniczne mają to do siebie, że są znacznie mniej osobiste od listów tradycyjnych, a nawet od wiadomości tekstowych wysyłanych z telefonu komórkowego; tak więc w przypadku bardziej osobistych wiadomości, poleca się jednak sięgnięcie po tradycyjna formę listu, która jest nie tylko bardziej elegancka, ale i niesie ze sobą znacznie większy ładunek emocjonalny.

Zobacz także: Wysyłanie odpowiedzi na e-mail

Jak pomóc piersiom wrócić do formy po ciąży i karmieniu piersią?
SKOMENTUJ
KOMENTARZE (2)
~DYR/2 lata temu
DYR
Handzia/6 lat temu
Profesor Markowski z UW strasznie narzeka na maile przychodzące od studentów. Mówi, że nie należy pisać Witam (co studenci nagminnie robią), ale Szanowny Panie Profesorze albo cos w ten deseń. Tak samo kończąc nie powinniśmy pisać Pozdrawiam (chociaż wydaje się to być formą neutralną), ale z poważaniem ... W ogóle pisanie maili to już nie jest normalna poczta. Kiedyś z utęsknieniem czekało się na list, a teraz w dobie internetu ma się w skrzynce kupę spamu, która przyprawia o ból głowy :) No ale coż :)