Załącznikiem nazywamy każdy dokument, który wysyłamy w formie pliku wraz z mailem. Są to więc teksty pisane w Wordzie, dane stworzone w Excelu, pliki graficzne GIF i dźwiękowe MP3. Dodając załącznik, powinniśmy pamiętać o kilku ważnych kwestiach.
Zwróć uwagę na format załącznika
Przede wszystkim musimy mieć pewność, że komputer odbiorcy będzie mógł bez problemu odczytać format załączonego pliku. Należy więc zasięgnąć informacji, na jakim oprogramowaniu pracuje adresat wiadomości. Jeśli na przykład używa pakietu MS Office 2003, będzie miał kłopot z odczytaniem pliku tekstowego utworzonego w Wordzie 2007. Możemy wysłać najpierw krótki mail z zapytaniem dotyczącym oprogramowania, by na przyszłość wiedzieć, w jakim formacie powinniśmy wysyłać załączniki do tego odbiorcy.
Informuj odbiorcę o załączaniu plików
W treści wiadomości należy umieścić krótką informację na temat dodawanych załączników. Warto jednak dołączyć wszystkie pliki, zanim utworzymy wiadomość. Niektórym bowiem zdarza się wysłać mail informujący o załącznikach i zapomnieć o dodaniu obiecanych plików. Jest to szczególnie częste w przypadku pisania dłuższej wiadomości, kiedy tak bardzo skupiamy się na jej treści, że zapominamy o całej reszcie.
Pobieranie plików z maila zwykle wymaga zapisania ich na dysku komputera. Często wyrzucamy takie wiadomości, nie otwierając załączników, ponieważ szkoda nam czasu i miejsca na dysku. Dlatego wysyłając mail z załącznikami, musimy zainteresować nim odbiorcę w taki sposób, by zechciał go otworzyć. Warto opisać skrótowo (1-2 zdania) zawartość dodawanych dokumentów oraz ich przydatność dla adresata. Musimy mu powiedzieć, co zyska, zapoznając się z zawartością tych plików.
Pamiętajmy również, by nie wysyłać załączników, jeśli mamy do przekazania krótką wiadomość tekstową. Jak już zostało powiedziane, otwieranie załącznika wiąże się drobnymi niedogodnościami, więc nie warto komplikować życia swojemu odbiorcy. Dodawajmy więc załączniki z rozwagą!
Zobacz także: Jak adresować wiadomości
Kompresuj większe pliki
Przesyłanie dużej ilości obszernych dokumentów wymaga sporo czasu. Może się zdarzyć, że transfer danych oferowany przez dostawcę usług internetowych okaże się niewystarczający. Jeśli więc zamierzamy przesłać obszerne dokumenty (arkusze kalkulacyjne, zdjęcia, długie teksty), dokonajmy kompresji tych plików. Kompresja danych polega na zmianie zapisu informacji w taki sposób, aby zmniejszyć jej objętość. W tym celu powinniśmy użyć specjalistycznego oprogramowania. Największą popularnością cieszy się format ZIP, który jest obsługiwany przez wszystkie aplikacje. Przy wyborze formatu kompresji musimy jednak kierować się oprogramowaniem odbiorcy.
Zobacz także: Powitanie i podpis w e-mailu
Procedura dołączania pliku
Dodawanie załączników nie wymaga szczególnych umiejętności. Wystarczy skorzystać z funkcji dodawania plików do wiadomości, wybierając polecenie Dołącz (Attach) lub kliknąć w symbol spinacza czy też inny przycisk informujący o dołączaniu dokumentów. Następnie wybieramy z listy plik, który chcemy załączyć. W przypadku dodawania większej liczby dokumentów powtarzamy tę samą czynność wielokrotnie. Kiedy już potwierdzimy wybór konkretnych plików, w oknie wiadomości zobaczymy listę wszystkich załączników dodanych do maila. Na tym etapie możemy jeszcze zrezygnować z wysyłania któregoś z dokumentów, wybierając opcję Usuń. Teraz już pozostało nam wysłać wiadomość do adresata i … gotowe! Pamiętajmy, że wysłanie większej ilości, nawet skompresowanych plików, zajmuje trochę czasu, dlatego nie odchodźmy od komputera, dopóki nie otrzymamy informacji: Wiadomość wysłano.
