Maile są mniej formalną korespondencją niż pisma i dokumenty na papierze, ale również wymagają przestrzegania zasad wysokiej kultury i taktu. Dlatego warto zapoznać się z podstawowymi zasadami grzeczności w poczcie elektronicznej:
1. Pamiętaj zawsze o wpisaniu tytułu swojej wiadomości. Zadbaj, aby nagłówek dokładnie odzwierciedlał treść Twojego maila.
2. Nie zapomnij o zwrotach grzecznościowych. Nawet jeśli z odbiorcą swojej wiadomości jesteś „na ty”, w mailach służbowych zwracaj się do niego formalnie na „per pan”.
3. Zredaguj swoją mailową wizytówkę: w której znajdzie się standardowy zwrot grzecznościowy zamykający list, imię, nazwisko, stanowisko, nazwa firmy, numer telefonu i faksu.
4. Precyzyjnie formułuj swoje myśli i staraj się by Twoja wiadomość nie przekraczała dwóch ekranów.
5. W odpowiedzi na maila cytuj jego części. Przypomnisz w ten sposób nadawcy treść jego maila i pytania w nim zawarte. Jednocześnie zwolnisz się z objaśniania na nowo wielu kwestii.
6. Dbaj o poprawność językową swoich e-maili. Sprawdzaj wnikliwie wszystkie rodzaje błędów: ortograficzne, stylistyczne, gramatyczne, składniowe oraz bagatelizowaną przez wielu interpunkcję.
7. Nie przesyłaj treści czyichś maili innym osobom bez wcześniejszego uzyskania zgody.
8. Jak najczęściej sprawdzaj swoją skrzynkę odbiorczą i odpowiadaj na otrzymane wiadomości, tak szybko jak możesz.
9. Dopasuj treść i styl do odbiorcy swojego maila. Inaczej przecież piszemy do dyrektora firmy, a inaczej do pracownika tej firmy, z którym utrzymujemy stały kontakt.
10. Nie zajmuj się w miejscu pracy korespondencją prywatną.
