Dobre maniery w mailach

W dobie zupełnej dominacji poczty elektronicznej nad tradycyjną, zastąpienia listów pisanych ręcznie mailami, musimy zdać sobie sprawę, że zasady grzeczności w korespondencji nie uległy jednak zmianom. Wbrew powszechnym praktykom w mailach także musimy zachowywać wszelką staranność etykiety.

Dobre maniery w mailach

E-maili służbowych nie możemy traktować w kategoriach komunikatu nieformalnego, ale jako formalną korespondencję z osobami, z którymi nie jesteśmy „na ty”. To, w jaki sposób zwracamy się do innych mailowo, jest nie tylko naszą wizytówką, ale także firmy, którą reprezentujemy. Dlatego warto zapamiętać i przestrzegać zasady mailowego savoir-vivre’u. Oto one:

Tytuł

O czym świadczą białe plamki na paznokciach?

Pamiętaj, aby zawsze wpisywać temat swojej wiadomości. Pozostawianie pustego miejsca jest wyrazem lekceważenia swojego odbiorcy i sygnalizuje, że nie chcieliśmy poświęcić mu dostatecznej ilości czasu w trakcie pisania maila. Tytuł powinien także dokładnie sygnalizować treść maila, nie powinien wprowadzać w błąd. Ma być konkretny i rzeczowy. Przesyłając przykładowo harmonogram konferencji w tytule powinniśmy napisać „Harmonogram konferencji X”, a nie „Róża wiatru” od restauracji, w której się ona odbędzie. Kiedy nie doprecyzujemy nagłówka naszej wiadomości, adresat może uznać ją za spam i w ogóle jej nie odczytać. Zwłaszcza, jeśli codziennie dostaje mnóstwo maili z różnymi ofertami sprzedaży i usług.

Pierwsze zdanie

W pierwszym słowie musimy imiennie zwrócić się do naszego odbiorcy. Jeśli jest to nasz kolega lub koleżanka, z którymi znamy się dobrze, to zwracamy się do nich po imieniu: „Piotrze, dziękuję za przesłanie umowy”, „Anno, w załączniku przesyłam Ci informacje, o które prosiłaś”. Do osób wyższego szczebla i nieznajomych zawsze zwracamy się per „pan”, „pani” albo „panie dyrektorze” plus nazwisko. To samo dotyczy osób, których nie znamy osobiście, a korespondujemy z nimi mailowo nawet dłuższy czas.

SKOMENTUJ
KOMENTARZE (2)
/rok temu
W polskiej kulturze zwracanie się po nazwisku jest niefajne. "Po nazwisku to po pysku", więc raczej Pani/Panie +imię.
/5 lat temu
"W pierwszym słowie musimy imiennie zwrócić się do naszego odbiorcy. [...] Do osób wyższego szczebla i nieznajomych zawsze zwracamy się per „pan”, „pani” albo „panie dyrektorze” plus nazwisko. To samo dotyczy osób, których nie znamy osobiście, a korespondujemy z nimi mailowo nawet dłuższy czas." Jeśli dobrze zrozumiałem, to rozpoczynając wiadomość do klienta, powinienem napisać (i zwracać się): np Panie Kowalski / Pani Nowak? Osobiście poczułbym się bardzo dziwnie, gdyby ktoś zwracał się do mnie po nazwisku. Ale może to tylko moje odczucie.