Przychodzisz do pracy, robisz kawę, rozmawiasz z koleżankami. Potem jeszcze tylko sprawdzasz kilka „niezbędnych faktów” na portalu plotkarskim i paru innych stronach internetowych. Po czym okazuje się, że minęło już sporo czasu i na pewno nie wyrobisz się z pracą. Brzmi znajomo? Fakt, że spędzamy w pracy wiele czasu nie oznacza jeszcze, że dużo pracujemy. Nie jest to także równoznaczne z tym, że jesteśmy efektywni i owocni, a tak naprawdę o to w tym wszystkim chodzi.
- W dzisiejszych czasach wielu szefów i managerów ma nowoczesne podejście do pracy – często zgadzają się na ruchome godziny pracy, czy załatwianie spraw prywatnych w ciągu dnia, bo to nie liczba godzin spędzana nad projektem jest najważniejsza, ale dokonania i wyniki. Dlatego tak ważna jest efektywność i stała praca nad jej podnoszeniem i doskonaleniem – mówi Karolina Cwalina
life&business coach.
Dobry plan to podstawa efektywnej pracy
Dobrej organizacji czasu i efektywności można się nauczyć. Należy pamiętać o wdrożeniu kilku zasad, a potem uzbroić się w cierpliwość i konsekwencję! Sukces nie istnieje bez planu. Zawodowy czy osobisty sukces wymaga jasno określonych celów. Po prostu musisz wiedzieć dokąd zmierzasz i w jaki sposób zamierzasz tam dojść.
Gdy masz już sprecyzowane cele, należy dokładnie przemyśleć i zapisać kolejne kroki jakie trzeba podjąć, by je zrealizować. Ważne jest przemyślenie kolejności zadań i ustalenie priorytetów.
- Zarówno bliskie jak i odległe cele powinny mieć plan. Jestem ogromną zwolenniczką i propagatorką przygotowywania tygodniowego planu zajęć. Zawsze robię go w niedzielę wieczorem, uważam, że jest to najlepsza pora na przemyślenie całego nadchodzącego tygodnia i dokładne rozpisanie go w punktach. Praktykuję to od wielu lat i polecam zwłaszcza tym, którzy codziennie się frustrują i gubią w gąszczu niezałatwionych spraw zawodowych i prywatnych – radzi Karolina Cwalina.
Zaczynaj pracę od najtrudniejszych zadań
Jeśli przychodzimy do pracy i czeka na nas klarowna lista zadań, łatwiej nam będzie zacząć, a trudniej się dekoncentrować. Wykreślanie z listy każdego zrealizowanego zadania będzie dawać nam satysfakcję i mobilizować do dalszego działania. Wykonuj najpierw rzeczy trudne i nie odkładaj niczego na później Każdy z nas ma inny temperament, talenty i predyspozycje. Jedne rzeczy przychodzą nam łatwiej inne trudniej, jedne lubimy robić, inne nie. Jest to zupełnie naturalne, natomiast ważne jest, aby zdawać sobie z tego sprawę i wykorzystywać te predyspozycje do poprawy efektywności. Jeśli mamy przed sobą listę zadań najlepiej rozpocząć pracę od tych najtrudniejszych i najmniej lubianych.
Zostawianie ich na koniec, gdy jesteśmy już przeciążeni i zmęczeni, po całym dniu pracy, w większości przypadków kończy się odkładaniem ich na później. Dodatkowo uporanie się najpierw z „najgorszymi” obowiązkami wprawia nas w dobry nastrój, bo tym sposobem dajemy sobie gwarancję na przyjemną resztę dnia, wypełnioną obowiązkami, które lubimy.
Zawsze kończ to, co zacząłeś
Kolejna żelazna zasada jest taka, aby nie odkładać niczego na później i zawsze kończyć rozpoczęte zadania. Wracanie do podjętego wcześniej tematu, często wymaga ponownego wdrożenia się i odświeżenia pewnych detali, co wiąże się z ze stratą czasu.
Fot. Fotolia
Zorganizuj sobie przyjazne miejsce do pracy
W pracy spędzamy naprawdę dużo czasu, warto zadbać o to, aby miejsce w którym codziennie pracujemy było miłe i przyjazne. Nawet jeśli nie jesteśmy pedantami, warto zadbać o porządek na biurku, bo bałagan, rozrzucone papiery i sterta brudnych naczyń zwyczajnie przeszkadzają w pracy i rozpraszają. Starajmy się regularnie je sprzątać i pozbywać się nadmiaru rzeczy.
W miarę możliwości najlepiej ustawić biurko tak, aby widzieć coś poza ścianą i komputerem, a najlepiej zapewnić sobie dostęp do naturalnego światła oraz dbać o regularne wietrzenie pomieszczenia w którym siedzimy.
Nie daj się rozpraszać podczas pracy
Robisz ważny reseach w intrenecie i reklama pięknych butów odrywa cię od pracy? A może sympatyczna koleżanka wpada co chwilę, aby o czymś opowiedzieć. To miłe sprawy, jednak należy nazywać rzeczy po imieniu i zdać sobie sprawę, że odciągają nas od pracy, przeszkadzają w finalizacji zadań i obniżają efektywność. Jeśli zawsze ulegasz i nie umiesz nad tym zapanować, zastanów się w jaki sposób można temu zaradzić. Może warto włączyć blokowanie reklam na stronach internetowych i nie narażać się na pokusy przed którymi trudno uciec, a z koleżanką umówić się, że codziennie będziecie jeść wspólny lunch, podczas którego dłużej porozmawiacie.
Bądź konsekwentny w działaniu
Wszelkie zasady i porady są ważne i pomocne, jednak nic nie dzieje się samo. Przeczytanie dziesiątki poradników i setki artykułów nie sprawi, że nasza efektywność wzrośnie i życie pozytywnie się zmieni. To od nas zależy, co zrobimy ze zdobytą wiedzą. Od początku trzeba być wytrwałym i konsekwentnym, „kuć żelazo póki gorące” i nie mówić sobie, że zaczniemy od jutra.
Jeśli wyrobisz w sobie dobre nawyki, później już coraz trudniejsze będzie odpuszczanie czy lenistwo. Zacznij już teraz, zrób porządek na biurku, otwórz okno, odetchnij i działaj zgodnie z planem. Najtrudniejszy pierwszy krok, każdy kolejny będzie zdecydowanie prostszy!