fot. Fotolia
Przygotowanie do spotkania to podstawa
Dobre przygotowanie merytoryczne jest kluczem do zbudowania autorytetu u klienta, a pierwsze wrażenie można zrobić tylko raz. Idąc na pierwsze spotkanie zrób research działalności klienta i jego branży. Zaskocz go wiedzą o sukcesach jego firmy. Przygotuj hasła kluczowe, które będą stanowiły punkt wyjścia do rozmowy. Bądź przygotowana na przedstawienie wstępnych rozwiązań i rekomendacje działań.
Pamiętaj o Prawie Góry Lodowej, które mówi że 1/8 to jest to, co już wiemy, a 7/8 to informacje o potrzebach klienta, których jeszcze nie znamy. Zadawaj pytania otwarte i daj czas na odpowiedź. Każde kolejne spotkanie to budowanie więzi i relacji z klientem. Profesjonalnie przygotowane i pokierowane spotkanie pozytywnie wpłynie na twój wizerunek i z pewnością zaprocentuje sukcesem w biznesie.
Wybierz miejsce i dogodną godzinę
Przygotowując się do spotkania należy wziąć pod uwagę, o czym chcemy rozmawiać z klientem. Czy będzie to luźna rozmowa biznesowa, czy tematyka wymaga dyskrecji. Zastanów się, czy w czasie spotkania będziesz potrzebowała miejsca na przedstawienie prezentacji albo pokazanie materiałów, które wymagają większej powierzchni. Wtedy podejmij decyzję o wyborze lokalu na spotkanie biznesowe. Zdecyduj, czy będziesz potrzebowała sprzęt konferencyjny i catering. Odpowiednia organizacja spotkania w profesjonalnej przestrzeni biznesowej pozwoli poczuć się pewniej zarówno prowadzącemu spotkanie jak i klientowi.
Istnieją rozwiązania, które pomagają wybrać i zarezerwować miejsca na spotkania. Przykładem jest serwis My Meeting Rooms, który skupia powierzchnie biznesowe o różnych profilach z całej Polski. Wynajmując miejsce można zamówić również potrzebne sprzęty (projektor, głośniki, flipchart) oraz obsługę cateringową.
Zobacz także: Ile firm należy do kobiet?
Podsumuj spotkanie
Po każdym spotkaniu powstają wnioski, rodzą się nowe propozycje czy pytania do wyjaśnienia. Profesjonalnie jest podsumować omawiane tematy w postaci „minutek”. Dokument zawiera zbiór najważniejszych punktów, które systematyzują rozmowę.
Podsumowanie powinno zostać wysłane do wszystkich uczestników jeszcze tego samego dnia, w którym odbyło się spotkanie z prośbą o potwierdzenie zawartych w nim informacji. Pozwala to na sprawne przejście do realizacji działań, co do których zgadzają się wszystkie strony.
Zawsze pamiętaj o dress codzie
Kompetencje i przygotowanie merytoryczne stanowią jedynie kilka procent naszego wizerunku. Ponad 90% przekazu jest odbierana w sposób niewerbalny. Dużo o prowadzącym spotkanie mówi mimika, intonacja głosu oraz jego ubiór. Na zbudowanie pozytywnego pierwszego wrażenia mamy zaledwie kilkadziesiąt sekund. Jest to stanowczo za mało, aby wykazać się swoją wiedzą, dlatego istotny jest każdy element naszego ubioru. Na stricte biznesowe spotkanie powinno się dobierać garderobę w maksymalnie trzech stonowanych kolorach. Najlepszym wyborem są schludne kostiumy i garnitury kobiece w odcieniach czerni, granatu oraz szarości. W przypadku spotkań relacyjnych, odbywających się poza godzinami pracy można pozwolić sobie na większą swobodę. Wówczas dobrze się prezentują dżinsy połączone z marynarką i bluzką. Jeśli wolimy sukienkę, wybierzmy model z zasłoniętymi ramionami.
Polecamy: Odważ się założyć własną firmę