Prowadzenie karty ewidencji czasu pracy to obowiązek pracodawców. Wprawdzie przepisy nie regulują dokładnego wyglądu karty, ale musi ona zawierać szereg konkretnych informacji: dyżury, urlopy, zwolnienia lekarskie, a także czas pracy w poszczególnych dobach, oczywiście z uwzględnieniem weekendów, godzin nocnych, godzin nadliczbowych oraz w święta. Warto znać jeszcze kilka istotnych faktów na temat ewidencji czasu pracy!
1. Nie wszystkich pracowników obejmuje obowiązek ewidencji czasu pracy
Chociaż nakaz zapisywania godzin pracy obowiązuje większość grup zawodowych, zasada nie dotyczy wszystkich. Kto nie musi prowadzić szczegółowej ewidencji czasu pracy?
- Pracownicy objęci systemem zadaniowego czasu pracy.
- Pracownicy zarządzający w imieniu pracodawcy zakładem pracy.
- Pracownicy otrzymujący ryczałt za pracę w godzinach nocnych lub wyrabianie godzin nadliczbowych.
2. Kartę ewidencji czasu pracy można prowadzić w formie elektronicznej
Nie ma przepisu, który nakazywałby prowadzenie kart w formie papierowej. Specjaliści od prawa pracy zalecają jednak, aby co pewien czas kartę drukować i dawać pracownikowi do podpisu. Ułatwi to uzyskanie konkretnych dowodów podczas ewentualnej sprawy sądowej i będzie miało moc wiążącą.
3. W karcie czasu pracy nie ma obowiązku podawać godzin wejścia i wyjścia
W dokumencie wystarczy podawać, ile godzin przepracował pracownik w danym dniu. Nie ma obowiązku szczegółowego odnotowywania, o której pojawił się w pracy i o której zakończył wykonywanie swoich obowiązków. Oczywiście, tego rodzaju informacje mogą znaleźć się w karcie ewidencji czasu pracy, jednak nie jest to przymusowe.
4. Przedział czasowy określany w karcie może być różny
Niektóre zakłady pracy prowadzą ewidencję czasu pracy w zakresie miesięcznym, inne kwartalnym, a jeszcze inne całorocznym. Każde rozwiązanie jest dopuszczalne prawnie - wszystko zależy od wygody i upodobań.
5. Nieprowadzenie kart ewidencji czasu pracy to łamanie prawa
Jeśli pracodawca nie prowadzi kart z odnotowanym wymiarem czasu pracy, popełnia wykroczenie, za które zostanie obciążony grzywną. Gdy kontroler ma podejrzenia, że zapisy zostały sfałszowane, np. sztucznie zaniżając ilość przepracowanych godzin, może wystąpić do prokuratury z wnioskiem o podejrzenie popełnienia przestępstwa. Karty z ewidencją najlepiej przechowywać przez 3 lata - formalnie ten obowiązek dotyczy pracodawców, którzy zatrudniają kierowców, w praktyce jednak powinni stosować się do niego właściciele wszystkich firm. Taki czas na roszczenia mają bowiem pracownicy, sąd pracy może więc zażądać przedstawienia kart podczas ewentualnego dochodzenia.
