Jak długo powinniśmy trzymać rachunki i dokumenty?

Rachunki, umowy, wyciągi. Chętnie pozbyłabyś się tych papierzysk. Nie wszystkie trzeba trzymać latami, ale niektóre z nich - koniecznie!

Jak długo trzymać rachunki i dokumenty
fot. Fotolia

Każda z nas przechowuje w domu stery rachunków i dokumentów: książeczki czynszowe, faktury telefoniczne, paragony z zakupów. Od czasu do czasu mamy ochotę zrobić w nich generalny porządek. Kiedy jednak się do tego zabieramy, dopadają nas wątpliwości. Czy aby na pewno można wyrzucić ten rachunek? Abyś nie miała takich dylematów, wyjaśniamy, jak długo trzymać rachunki i dokumenty i co zrobić, gdy zaginą.

Jak długo trzymać domowe rachunki?

Książeczki czynszowe, faktury za gaz, energię, rachunki za telefon lub kablówkę należy trzymać 3 lata.

W tym okresie wystawca faktury (zakład energetyczny, spółdzielnia mieszkaniowa) ma prawo sprawdzić, czy rzeczywiście uregulowałaś należność. Jeśli pozbędziesz się ich wcześniej, a np. gazownia nie zaksięgowała wpłaty i teraz poprosi o dowód zapłaty, będziesz miała kłopot. Pół biedy, jeśli płaciłaś fakturę w banku, wówczas ten wystawi potwierdzenie przelewu, gorzej, jeśli płaciłaś w kasie i nie został ci po tym żaden ślad.

Przez 3 lata przechowuj także dowody wpłaty alimentów (również wtedy, gdy to ty jesteś zobowiązana do ich płacenia). Po tym okresie roszczenie o zapłatę ewentualnych zaległości ulega przedawnieniu.

Te dokumenty przechowuj całe życie:

Są takie, których nie wolno ci się pozbyć i niezależnie od tego, ile miejsca zajmują, musisz je przechowywać. Należą do nich:
akta stanu cywilnego, NP.:
  • twój akt urodzenia, ślubu;
  • twoja metryka chrztu, świadectwo bierzmowania;
  • orzeczenie o rozwodzie;
  • akt unieważnienia małżeństwa;
  • akt zgonu współmałżonka lub twoich rodziców.
Akty urodzenia dzieci trzymaj do osiągnięcia przez nie pełnoletności (potem je im przekaż). Nie pozbywaj się także ich aktów chrztu – mogą się przydać, gdyby dorosła pociecha chciała wziąć ślub kościelny.

Jak długo trzymać świadectwa szkolne i pracy?

W żadnym wypadku nie wyrzucaj świadectwa ukończenia szkoły, dyplomu ukończenia studiów czy zaświadczeń o odbytych kursach i szkoleniach. Przydadzą się, jeżeli będziesz szukała pracy lub będziesz chciała w przyszłości potwierdzić okres zatrudnienia. Przechowuj też książeczkę ubezpieczeniową z wpisanymi do niej zarobkami – może się okazać potrzebna przy staraniach o emeryturę.

Jak długo trzymać dokumenty majątkowe?

Czy możesz spokojnie wyrzucić umowę o rozdzielności majątkowej, akt kupna lub sprzedaży nieruchomości, akt darowizny? W zasadzie niektóre z nich (np. akt darowizny) mają już tylko wartość pamiątkową – w praktyce bardzo rzadko się zdarza, aby były potrzebne – ale jak mówi stare przysłowie, „strzeżonego Pan Bóg strzeże”, bo a nuż będą potrzebne przy okazji jakiejś sprawy spadkowej. Nie pozbywaj się także aktu przydziału mieszkania spółdzielczego czy umowy najmu lokalu. One potwierdzają twoje prawo do mieszkania.

Zobacz też:

Sprawy finansowe

Okres przechowywania tych dokumentów zależy od ich rodzaju:

1. Dokumenty z banku

Umowy kredytowe i dowody spłat kolejnych rat przechowuj aż do momentu otrzymania z banku zaświadczenia, potwierdzającego, że uregulowałaś swoje zobowiązania.

2. Dokumenty od towarzystwa ubezpieczeniowego

Umowy i aneksy do polis ubezpieczeniowych trzymaj do końca okresu ich ważności, czyli np. polisę na życie i zdrowie trzymaj przez całe życie. W wypadku polisy mieszkaniowej, choć jest ważna rok, zachowaj ją przez kolejne trzy lata. W ten sposób będziesz miała dowód, że opłaciłaś składki, gdyby towarzystwo ubezpieczeniowe dopatrzyło się jakichś braków.

Umowy ubezpieczeń obowiązkowych (np. OC) – nie wyrzucaj przed upływem 10 lat. Dzięki nim udowodnisz bezszkodową jazdę w razie zmiany ubezpieczyciela. Co prawda przy zawieraniu nowej umowy wystarczy twoje oświadczenie w tej kwestii, ale stara polisa przyda się w razie wypadku lub kolizji. Gdy dojdzie do nieszczęścia, ubezpieczyciel z pewnością sprawdzi, czy rzeczywiście do tej pory jeździłaś bezwypadkowo.

3. Umowy pożyczki

Przechowuj je przez 10 lat. Przez taki sam okres trzymaj dowody spłaty długu. Dopiero po tym czasie ulega on przedawnieniu.

PIT-y

Kopie PIT-ów, faktury i rachunki, na podstawie których korzystałaś z ulg, a także potwierdzenia nadania PIT-u listem poleconym lub pokwitowania jego złożenia wystawione przez urząd skarbowy przechowuj przez 5 lat, licząc od końca roku, w którym nastąpiło rozliczenie  podatkowe.

A zatem, jeżeli np. podatek za 2007 rok rozliczyłaś do końca kwietnia 2008 r., wszelkie związane z nim rachunki będziesz mogła wyrzucić po 31 grudnia 2013 r. Pilnuj dokumentów związanych z twoim rozliczeniem z fiskusem, bo jeśli ten zechce cię skontrolować i okaże się, że nie masz potrzebnych rachunków, zapłacisz karę (jest naliczana indywidualnie). Na dodatek będziesz jeszcze musiała zwrócić skarbówce kwoty odliczeń, których nie możesz udowodnić, i to z odsetkami!

Gwarancje i paragony

Jeśli kupiłaś artykuł, do którego producent dołączył gwarancję, trzymaj ją tak długo jak jest ważna (12 lub 24 miesięcy).

Przez ten okres masz prawo do nieodpłatnej naprawy sprzętu. Natomiast jeśli nie dostałaś gwarancji, trzymaj paragon wydany przez sprzedawcę. Przechowuj go przez dwa lata, licząc od dnia zakupu – na jego podstawie będziesz miała prawo do ewentualnej reklamacji, gdyby okazało się, że towar jest wadliwy lub niezgodny z umową. Jest to szczególnie istotne w przypadku sprzętu RTV i AGD lub innych cennych rzeczy. Gdy płaciłaś kartą, dowodem zakupu może być bankowe potwierdzenie zapłaty.

Zobacz też:

Pilnuj wyciągów bankowych

  • Wyciągi z bankomatów, a także potwierdzenia operacji dokonanych kartą płatniczą przechowuj aż do chwili otrzymania z banku zbiorczego wyciągu operacji miesięcznych.
  • Porównaj, czy dane z wyciągu zgadzają się z tymi na potwierdzeniach. Gdy nic nie budzi twoich wątpliwości, możesz zniszczyć wydruki rachunków. Jeśli znajdziesz niezgodność – zawiadom o tym bank.

Jak możesz odzyskać zgubiony dokument?

Wystąp do odpowiedniej instytucji o odtworzenie dokumentu.

1. Akta notarialne, np. umowa darowizny, kupna-sprzedaży

Oryginały przechowuje kancelaria notarialna, która je sporządziła. Zwróć się zatem do notariusza o wypis z konkretnego dokumentu. Za stronę zapłacisz 6 zł.

2. Akta stanu cywilnego

Złóż w urzędzie stanu cywilnego właściwym dla twojego miejsca zamieszkania wniosek o odtworzenie określonego aktu (urodzenia, ślubu, zgonu). Weź ze sobą dowód osobisty. Przy złożeniu podania nic nie płacisz. Decyzja kierownika USC w kwestii odtworzenia aktu kosztuje 39 zł.

3. Świadectwa pracy

W sprawie ich odtworzenia zwróć się do:
  • poprzedniego pracodawcy (firmy przechowują dane pracownika przez 50 lat);
  • oddziału ZUS-u, gdy okaże się, że twój dawny zakład pracy przestał istnieć. Ma on spis archiwów z dokumentami zlikwidowanych przedsiębiorstw;
  • sądu rejestrowego, by ustalić nowy adres firmy, jeśli ta zmieniła nazwę i siedzibę;
  • urzędu wojewódzkiego lub ministerstwa, któremu podlegała branża.

4. Dyplom

Wniosek o duplikat dyplomu (ma on moc oryginału) złóż w szkole, która go wydała. Uczelnia wydaje duplikat na podstawie posiadanych dokumentów. Jeżeli nie zachowała dokumentacji przebiegu twojej nauki, odtworzenie dyplomu może nastąpić tylko na drodze sądowej.

Zobacz też:

Na podstawie artykułu Alicji Hass z Przyjaciółki

Publikacja:
Redaktor: Rodzina, Finanse, W Pracy
Na urlopie macierzyńskim  
Oceń 3,96 / 52 głosów
Wyślij znajomym Wyślij znajomym
Drukuj Drukuj

Przepis Beaty Pawlikowskiej: sok brzoskwiniowy

 

Zobacz także

 
 
Wypowiedz się!
Nick:
Opinia:
Raport specjalny